La oficina es un lugar donde la mayoría de los empleados pasan varias horas al día trabajando, incluso hay personas que trabajan en sus propias casas o son freelancers, destinando una zona de su vivienda como oficina o lugar de trabajo.
Para muchos, la oficina se ha convertido en su segundo hogar, incluso muchos trabajadores suelen interactuar más tiempo con sus compañeros de trabajo que con sus propias familias, esto quiere decir que la oficina es una parte importante del entorno diario de muchas personas, por lo que es fundamental que ésta se mantenga ordenada para aumentar la eficiencia.
¿Cómo ordenar la oficina?
Lo primero que hay que hacer para ordenar la oficina es contar con una serie de muebles y equipos que ayuden a mantener las cosas en su sitio.
Puedes echar un vistazo por internet a los catálogos de mobiliarios para oficina, entre ellos Kaiser Kraft y para tener una mejor noción del equipamiento que tu oficina requiere.
Es importante que los mobiliarios sean de calidad y estén acorde a las necesidades de la oficina, porque de lo contrario sólo serían elementos que estorban y que podrían fomentar el desorden.
Pero, ¿qué tiene que ver el orden con la eficiencia?
¡Mucho! Una oficina desordenada revela descuido, falta de higiene y desorganización. Múltiples estudios coinciden que un entorno ordenado, limpio y agradable a la vista impacta positivamente en las personas, así que una oficina ordenada sí aumenta la eficiencia de sus trabajadores. Además una oficina desordenada puede obstaculizar el paso natural de la luz y el aire, lo que impacta negativamente en el rendimiento laboral.
Pero si todavía necesitas una razón extra para mantener tu oficina ordenada y aumentar la eficiencia, ten en cuenta que según el Feng Shui una oficina desordenada obstruye el flujo natural de las energías, haciendo que el ambiente se sienta pesado, generando un rendimiento negativo en las tareas profesionales.
Una regla de oro para el orden, es que los armarios y archivos no sean muebles para “esconder” los papeles y quitarlos de la vista, sino para organizarlos y guardarlos de forma tal que puedan ser encontrados cada vez que se requieran, en pocas palabras, se trata de mantener las cosas en buen lugar y no de guardarlas de cualquier forma.
Una parte importante para alcanzar el orden en la oficina será la limpieza del escritorio, por norma general, los escritorios suelen tener algunos cajones donde poder colocar los documentos importantes y algunas herramientas de trabajo (lápices, bolígrafos, calculadoras, etc…). Sobre el escritorio, también se pueden dejar los objetos de uso habitual, como el ordenador o la lámpara de luz, e incluso un retrato familiar.
De todos modos aquí también se utiliza el mismo consejo del párrafo anterior, los cajones del escritorio no deben utilizarse para esconder cosas, sino para guardarlas y disponer de ellas cuando se necesiten.
Se debe tener en cuenta que meter todas las cosas en los cajones, solo sirve para extraviarlas, incluso será muy difícil encontrarlas cuando se quieran buscar. Debes ordenar bien el espacio para tener a mano lo que más utilizas, mientras que los demás documentos, poco usados, los puedes guardar en un armario. No tienes que colocar todos los elementos de la oficina sobre el escritorio porque vas a generar una sensación de desorden que será molesta para tu atención.
Otro de los aspectos fundamentales que debes tener en cuenta para mantener la oficina ordenada y aumentar la eficiencia, es el factor limpieza. Si tu escritorio, armario o cualquier otro mueble está lleno de documentos que según tu criterio deben permanecer ahí, éstos impedirán el proceso de limpieza, y al poco tiempo, tu oficina estará llena de polvo con consecuencias previsibles.
Cada cierto tiempo debes revisar lo que tienes en la oficina y desechar aquello que realmente no necesitas. Si hay algunos documentos que tienen fecha de vigencia, ordénalos comenzando por el que vencerá primero, y cuando ya pierda validez entonces es momento de desecharlo o mejor aún, reutilizarlo. Siguiendo estos consejos, seguramente lograrás mantener tu oficina ordenada y aumentar la eficiencia. Recuerda revisar en un buen sitio web aquellos armarios y demás mobiliarios que ayuden a ordenar la oficina. Si mantienes tu oficina ordenada, te aseguramos que el rendimiento aumentará, las ganas de trabajar serán mayores y la productividad se multiplicará.
