Dado que las reformas representan un gran dolor de cabeza para todo el personal de una oficina, hemos estudiado el método de una empresa de reformas de oficina en Madrid para extraer algunos factores clave que puedan ayudar a cualquier gerente de proyectos en apuros que no sepa por dónde empezar.
Primero que nada, comencemos por aclarar que las reformas de oficinas no son un proceso lineal. No hay fórmulas infalibles.
Una vez situados en contexto, hay que prestar atención a los siguientes consejos:
Planificar es la base de la reforma
No importa si se ha subcontratado el proceso o se ha decidido ir por cuenta propia, toda reforma nace de un buen proceso de planificación.
Antes de iniciar las labores es vital acordar: Cuándo inicia la obra, cuanto tiempo tardará cada fase, qué se espera tener como resultado final, cuánto costará en aproximado y el objetivo que se quiere lograr.
Parece algo muy básico, pero, según estimaciones, cerca del 40% de las reformas se empiezan de la noche a la mañana, de las cuales más de la mitad obtienen resultados por debajo de lo esperado.
Para evitar esto, hay que planificar y estar en sintonía con los planes, tal como se haría con cualquier proyecto.
Piensa siempre en las necesidades especiales del espacio
Cada oficina es única y por ende las necesidades del espacio lo serán también.
Por ejemplo, si se crea una nueva división para ubicar a un gerente de asuntos internos, oficial de finanzas o coordinador corporativo las necesidades de privacidad serán diferentes que las de un oficinista.
Considerar el tipo de trabajo a realizar en cada área es vital para que un grupo de reformas lleguen a buen término con resultados finales definitivos.
No dejar de lado los muebles y estantes como parte de las reformas
Las reformas usualmente buscan crear ambientes de trabajo más fluidos, de mejor organización departamental o simplemente ajustar el aspecto institucional con la identidad de marca (algo fundamental de cara al cliente).
Para lograr los objetivos es importante no olvidarse incluir los muebles como posibles herramientas de reforma.
Pensar en equipos ergonómicos o invertir en elementos visualmente más atractivos puede resultar mucho más práctico y poderoso de lo que se piensa.
Usar mamparas para optimizar el tiempo de las reformas
Cuando se realiza una reforma la optimización del tiempo es fundamental, ya que hablamos de dinero, puesta en marcha, retornos de inversión, negocios…
Ser eficientes es clave y una de las mejores vías para hacerlo es instalando mamparas de oficina.
Estos sistemas de división son extremadamente versátiles porque no necesitan de obras para poder instalarse, son muy rápidos de ubicar y existe un gran catálogo de materiales o diseños disponibles, por lo que no se sacrifica impacto visual.
Las mamparas pueden ser de vidrio o madera, por lo que se pueden tener ambientes cerrados o abiertos. Lo mejor es que pueden incluir diversas soluciones de aislamiento de ruido para proteger la confidencialidad.
No hay razón alguna para no considerarlos, sobre todo porque no hay obras de por medio.
Considerar el sistema eléctrico
La separación y redistribución del espacio en una oficina requiere de vigilar nuevamente el apartado eléctrico.
Seguro parecerá obvio nuevamente, pero uno de los errores más comunes en reformas hechas por particulares es olvidarse que nuevos espacios requieren de nuevas conexiones y éstas a su vez pueden sugerir nuevos equipos, que se traduce en mayor consumo por lo que el apartado eléctrico debe revisarse.
Lo último que quieres es dar por terminado el proyecto y darte cuenta de que el espacio no es funcional por falta de cableado.
Todos estos son conceptos muy básicos, pero serán un excelente punto de partida para el proceso.
