La comunicación escrita es muy utilizada en el ámbito corporativo y empresarial, pero también es una forma de hablar diariamente con las personas mediante intercambio de mensajes, y se conoce como expresión escrita. La comunicación y escritura van de la mano para el envío de mensajes, al igual que se hace con la oral; la idea es emitir esa idea o mensaje para que sea decodificada por el receptor pero, por supuesto, hay varias formas de hacerlo. En esta entrada no únicamente definiremos qué es la comunicación escrita o comunicación textual, sino que también abordaremos las características de la expresión escrita, los estilos y ejemplos concretos que aplican en la vida cotidiana y laboral.
Lenguaje oral:
Qué es, características, estructura, funciones, ejemplos y diferencias entre lenguaje verbal y escrito
¿Qué es la comunicación escrita?
A simple vista la definición de comunicación escrita puede verse como algo obvio, pues sería decir que es comunicar un mensaje a través de textos, y por ello se conoce como información escrita. No obstante, el concepto de comunicación escrita se expande en los diferentes tipos de comunicación escrita y sus características; la expresión escrita es aquella que sucede entre dos personas o grupo de personas, las cuales hacen uso de palabras y símbolos escritos para enviar un mensaje o información.
Como hemos dicho al inicio, el proceso de comunicación escrita es el modo más común y eficaz de comunicación empresarial, pero también puede ser utilizado para una comunicación “tú a tú”, es decir, más casual o informal. No obstante, la expresión escrita tiene más presencia en el área corporativa porque la comunicación debe ser más directa y concreta, así que los mensajes pueden ser enviados correos electrónicos, memos, informes, cartas, descripciones de cargos, manuales, memos, etc.
Por otro lado, dicha comunicación se utiliza cuando la información que se enviará es extensa o incluye conceptos que necesitan ser explicados a profundidad y no de forma verbal. En el caso de la comunicación interpersonal, el tema de la expresión escrita se utiliza porque no siempre se pueden conectar las llamadas o por temas de tiempo y de rapidez.
Ventajas
Una de las principales ventajas de la comunicación escrita es que puede utilizarse para enviar mensajes a larga distancia, pero también para dejar constancia de algún acuerdo que se hizo de forma informal que en el futuro pueda servir de referencia. Por otro lado, los mensajes enviados quedan en espera de una respuesta, lo que le da oportunidad al receptor de pensar para dar su respuesta; otro de los beneficios de la expresión escrita son:
- El mensaje puede ser utilizado como un documento legal
- Puede tener múltiples receptores
- Es manipulable para poder convertirlo en datos estadísticos, infografías, diagramas, imágenes, entre otros
- Deja establecido órdenes directas, organigramas, responsabilidades, etcétera
- Es una mejor vía para enviar noticias difíciles de comunicar como notas de duelo, despidos o remociones de cargos.
- Si es efectiva la comunicación, puede establecer negocios buenos y fructíferos
Desventajas
En el caso de las desventajas de la comunicación escrita, es necesario resaltar que no es la más indicada en caso de emergencia y que, en caso de querer guardar un secreto, no se podrá porque en cualquier momento la información puede ser extraída. Asimismo, algunas de las contrariedades de la expresión escrita son estas:
- Lleva mucho tiempo, no solo redactar el mensaje (dependiendo de la longitud), sino que la persona que lo reciba también va a invertir parte de su tiempo leyendo la información, ya sea una carta o un memo
- En ocasiones, la comunicación escrita no tiene margen de aclaración inmediata, así hay espacio para malos entendidos sobre el tono o la idea real del mensaje, si no se comprende correctamente
- Aunque se puede editar la información, expresión escrita no es tan flexible
Diferencias con la comunicación oral
Por supuesto, un escrito de comunicación tiene una amplia diferencia respecto a la comunicación oral, porque para efectos de la recepción de la información las vías (voz y texto) son diferentes. Pero las diferencias no se limitan únicamente a si la expresión es escrita o si es verbal; estas son algunas:
- Para poder leer y responder un mensaje, el receptor debe saber escribir; y en el caso de la comunicación oral eso no aplica
- La comunicación oral es más rápida que la comunicación escrita, siempre y cuando el emisor sepa expresarse con claridad
- La pronunciación de las palabras importa, pero se puede corregir si alguna se dice mal. En la expresión escrita el mensaje original se puede editar en caso de que exista algún error de sintaxis u ortográfico
- La mala interpretación del mensaje más posible en la comunicación escrita que en la comunicación oral
- La comunicación oral permite una retroalimentación instantánea del emisor, pero en el caso de la expresión escrita, el receptor tarda más tiempo en leer, procesar y responder
Características de la comunicación escrita
En esta sección vamos a hablar de cuáles son las grandes propiedades de la comunicación escrita para que sepas en qué momento es propicio utilizarla.
Creatividad
Una de las principales características de la expresión escrita es que requiere de un esfuerzo creativo para redactar el mensaje. La persona debe tener a la mano una información que depurar, procesar y analizar antes de enviar el mensaje final, ya sea una carta o una comunicación gerencial.
Tiempo
En segundo lugar, como se dijo anteriormente, la expresión escrita consume tiempo del lado del emisor y del receptor. En el primer caso, porque requiere de un análisis y planificación de la idea que se va a plasmar; en el caso del receptor, debe leer y comprender bien el mensaje antes de emitir una respuesta.
Respuestas concretas
La comunicación escrita, cuando es corporativa no tienen tantos ciclos de respuestas (feedback), porque el mensaje está hecho para obtener una respuesta concreta y esto limita la interacción. Probablemente, si hablamos de la comunicación escrita informal, sí hay espacio para interacciones más prolongadas como si fuera el caso de la comunicación oral.
Autenticidad
Pese a que en la actualidad hay espacio para la falsificación de textos y voces, la comunicación escrita sirve como una prueba para ser utilizada en casos legales o en disputas futuras. En este caso, el factor autenticidad es uno de los puntos fuertes de la comunicación escrita.
Expresión adecuada
Por otro lado, la comunicación escrita, no tiene como finalidad impresionar pero sí busca que la información llegue con buen vocabulario, sentido y buen uso de las oraciones y la ortografía; debe tener sentido en la sintaxis y en su estructura para que se pueda entender.
Elementos que componen la comunicación escrita
Son cinco factores esenciales conforman la comunicación escrita, y son necesarios para que la expresión escrita sea eficiente.
Ser conciso
La comunicación escrita puede variar en extensión, pero aún así debe ser clara, concisa y precisa para evitar confusiones y para lograr que la respuesta llegue en el menor tiempo posible. En la estructura de la comunicacion escrita los detalles deben ser puntuales, al igual que las explicaciones.
Mensaje claro
En la expresión escrita lo ideal es que la información suministrada sea clara y no deje espacio para ambigüedades o suposiciones que no tienen que ver con el mensaje original. Las cualidades de la expresión escrita anteriormente mencionadas, se acoplan con la claridad del mensaje para ayudar a su comprensión; es necesario suprimir la inexactitud, los errores garrafales ortográficos y el lenguaje técnico exagerado.
El tono
Por otro lado, otro de los elementos de la expresión escrita es el tono con el cual se está escribiendo el mensaje. El emisor debe cuidar la forma en la que redacta la información, así como el tono, ya que este puede ser percibido por el receptor y es probable que le afecte si siente que es muy duro o poco cálido, independientemente de si la redacción es formal o informal.
Voz activa
Asimismo, otro de los elementos de la comunicacion escrita es la voz activa, puesto que emplea verbos de acción que ayudan a que el mensaje sea más claro, accesible y fácil de leer para el receptor. Se recomienda utilizar la voz activa sobre la pasiva porque hace que la lectura sea más convincente y fluida.
Gramática y puntuación
Finalmente, y no menos importante, la gramática y la puntuación son puntos fuertes de la redacción de la información para que el mensaje llegue de forma efectiva y se pueda comprender. Es necesario ser precisos a la hora de escribir, se deben evitar a toda costa los errores gramaticales y de puntuación, y se deben respetar los tiempos verbales, los artículos, conjunciones y las demás reglas gramaticales básicas.
Estilos en la comunicación escrita
Ahora bien, ya que hemos descrito cuáles son los elementos básicos de la comunicación escrita, en esta sección explicamos cuáles son los estilos de la expresión escrita que se pueden aplicar a un texto.
Coloquial
Una de las formas de comunicación escrita más conocidas al momento de redactar un mensaje es el lenguaje coloquial, el cual ofrece un estilo de escritura informal y un poco más conversacional y ligero.
Hablar de forma coloquial con una persona es común, es por ello que la expresión escrita de forma personal implica el uso de expresiones, jergas y frases que son de dominio general. Por lo general, escritura coloquial puede aplicarse en contextos comerciales, campañas publicitarias y en conversaciones cotidianas con amigos y familiares.
Casual o informal
En segundo lugar, el lenguaje casual o informal también es otra de las formas de la comunicación escrita usual. Este estilo se compone de palabras y expresiones cotidianas en círculos sociales y familiares y también hace énfasis está en la interacción de comunicación en sí misma y deja de lado la jerarquía social y de poder. Aunque en una empresa sí se puede utilizar el lenguaje informal, se hace de forma respetuosa con palabras de uso común pero sin romper la brecha entre lo formal y lo informal.
Formal
En el caso de la comunicación formal como estilo de redacción, es necesario utilizarse en el área corporativa, así que las empresas deben casarse con esta forma de escribir para emitir sus boletines, comunicados y demás informaciones para mantener la seriedad el mensaje; esto tiene mucho que ver con el poder, el rol de los implicados en la empresa, así como la cara de la misma.
Lo usual es que la escritura sea un poco más técnica y sofisticada y, en ocasiones, suele estar un poco adornada para que se note más profesional; no obstante hay que recordar que menos es más, para evitar que llegue un mensaje erróneo. Ciertamente, la escritura formal va a variar de acuerdo a la formalidad que se utilice en la compañía, según la industria y la audiencia.
Ejemplos de comunicación escrita
Ahora bien, después de haber desglosado y explicado cómo es que se usa y funciona la expresión escrita, en esta sección ilustramos el tema con varios ejemplos de comunicación escrita.
Texto coloquial
Como hemos dicho anteriormente, el lenguaje coloquial es muy común en el área comercial y también se aplica en conversaciones interpersonales. Por ejemplo, un texto coloquial comercial sería: “¡La vida tómatela con calma con un Nestea bien fríooo!”
En otro contexto, en una conversación entre dos personas, una de las dos podría decir “Vamos por unas frías (cervezas) para el calor y nos ponemos al día con todo”.
Texto informal
En el caso de los mensajes informales, las personas (familiares, amigos, compañeros de trabajo) pueden conversar de forma tranquila, fluida y sin tantos formalismos. Por ejemplo:
Persona A: ¿Te parece si esta noche quedamos por algo rico?
Persona B: ¡Claro que sí! Me vendría bien un dulcito y café de ese sitio de la esquina.
Otro ejemplo sería: “Cada vez que vamos por el pan mi esposo y yo, nos tomamos una coquita (gaseosa Coca-Cola) helada para no perder la costumbre”.
Texto formal
Con respecto a los mensajes formales, el lenguaje empleado es bastante recto, a veces rebuscado y extenso, y se adecua a la línea editorial de cada compañía. Un ejemplo sería esta invitación por el aniversario de la empresa:
“El Departamento de Gestión Social extiende su más cordial y calurosa invitación a todo el personal que labora en esta gran empresa a celebrar su aniversario #15 para enaltecer el desempeño de cada hombre y mujer que se ha dedicado a ofrecer el mejor servicio a los habitantes de esta ciudad (…) El agasajo tendrá lugar en el Salón A del piso 2, a las 5:00 p.m.
¡Los esperamos!”
La comunicación escrita o expresión escrita se utiliza para fines específicos, como hemos dicho, y ciertamente es necesario saber cómo funciona para poder aplicar sus estilos y las formas de redacción. Esta es una excelente alternativa para enviar mensajes a clientes, para hacer conexiones de negocios o para comunicarse con personas que están en la distancia, ya que tiene un alcance mayor que la comunicación oral.
