Administración del tiempo: estrategias, ejemplos, herramientas y libros sobre manejo del tiempo
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Es muy común que las personas que no tienen conocimiento sobre la administración del tiempo hagan una larga lista de tareas para que, al final del día, sólo hayan conseguido terminar una parte. Esto se debe porque fallaron en el manejo del tiempo y por ende no han tenido tiempo suficiente. Para centrarse en lo esencial y no distraerse, es muy fundamental saber manejar el tiempo. A continuación, una introducción a la administración del tiempo.
Gestión del tiempo:
Qué es, métodos, libros y las mejores herramientas de administración del tiempo
Saber qué es y cuál es la importancia de la administración del tiempo
Un adecuado manejo del tiempo es aquel que aprovecha cada momento, cada hora y día, en base a una agenda establecida, ya que el tiempo suele ser estrictamente limitado. Quienes desconocen qué es la administración del tiempoo los beneficios de la eficiencia en administración del tiempo malgastan las horas y los días.
La administración del tiempo está más demandada que nunca. No es de extrañar, porque las distracciones en la vida privada y laboral son cada vez mayores debido a la digitalización y a las tensiones que genera la pandemia del coronavirus. La importancia de la gestión del tiempo adecuada radica en la mejora del equilibrio entre la vida laboral y personal.
¿Quién no ha experimentado esa sensación? Una y otra vez, hay tareas por hacer, pero algún improvisto surgió o tal vez la distracción consiguió sacar provecho con algo sin importancia. Las distracciones son una docena, y ciertamente podrían identificarse rápidamente de conocer los conceptos de administración del tiempo.
Como no hay manera de detener el tiempo. Un individuo debe entender su valor y la importancia de la administración del tiempo para que tenga éxito en todos los aspectos de la vida.
¿Cómo definen algunos expertos a la administración del tiempo?
Respecto a la administración del tiempo, definición de autores, existen varios investigadores que abordan la administración del tiempo y sus conceptos y las habilidades que subyacen a dicha gestión. La mayoría coinciden en que la gestión del tiempo es una habilidad que ayuda a las personas a ser más productivas y a conseguir más en el tiempo limitado que tienen, y lo han sabido expresar en los ejemplos de administración del tiempo que suelen publicar.
La gestión del tiempo es una habilidad esencial para cualquier empresario, ya sea un empleado o un profesional experimentado.
Los objetivos actuales de la administración del tiempo siguen siendo el incremento de la productividad. Muchos investigadores han explorado qué es administración del tiempo y han desarrollado elaborado una serie de conceptos y teorías sobre la gestión efectiva del tiempo. He aquí las definiciones de algunos experimentados y conocedores en el área de la gestión del tiempo:
Carol Wood
Respecto a qué es la gestión de tiempo, esta profesora cree que:
“El concepto contemporáneo de gestión del tiempo procede del enfoque de gestión científica propugnado por Frederick Taylor, que consiste en planificar el tiempo que se va a dedicar a cada actividad. Cuyo propósito consistía en mejorar la productividad de los trabajadores.
Para lograrlo, comenzó a realizar análisis de tiempo y actividad y a centrarse en «idear formas de trabajar para maximizar el trabajo ejecutado en un tiempo determinado». La introducción de la gestión del tiempo facilita la planificación de «cómo ocupar el tiempo para potenciar la productividad».
La búsqueda de Stephen Covey acerca de la gestión del tiempo
De entre los grandes personajes de la gestión del tiempo se encuentra el empresario y profesor Stephen Covey, que ha llevado a cabo su propia y exhaustiva investigación al respecto. En efecto, Covey desarrolló una matriz, la cual expuso en su libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva”. Esta matriz muestra las categorías «urgente» y «no urgente» en la cabecera, y las categorías «importante» y «no importante» en los laterales.
“Establecer prioridades: Lo primero es lo primero”, Una vez que tenemos un objetivo en mente, es importante priorizar: ¿Cuál es su siguiente paso?
Para ello, el autor sugiere dividir todas las tareas en 4 bloques:
- Actividades urgentes importantes: trabajos próximos a la fecha de entrega, conflictos, actividades no programadas. En otras palabras, son acciones personales que deben llevarse a efecto lo más pronto posible. No obstante, pueden provocar estrés y agotamiento. La persona tiene constantemente la sensación de tener que apagar incendios.
- Actividades de importancia, no urgentes: hacer planes, formar redes, ejercitarse, estudiar, crecer. Son acciones importantes que nos acercarán a nuestros objetivos a largo plazo. Son cosas que tenemos que hacer, pero si no están planificadas, no las hacemos; por lo tanto, es importante fijar una fecha para ellas.
- Actividades intrascendentes y urgentes: Interrupciones, correos electrónicos. Estas actividades pueden ser delegadas. Las personas que pasan mucho tiempo haciendo esto sienten que no tienen control sobre sí mismas y que sus vínculos son superficiales.
- Actividades poco importantes y no urgentes: correos electrónicos sin importancia, trivialidades, ver la televisión, etc. Son actividades que debemos eliminar porque nos quitan un tiempo valioso.
Es muy conveniente diferenciar lo que es de urgencia, de lo que importa.
Carla Crutinger, autora del libro Thinking Smarter: Skills for Academic Success
En este texto explicó que la efectividad en el manejo del tiempo es un mecanismo que consiste en » fijar objetivos, organizarlos por prioridades, determinar el tiempo que se va a dedicar a cada tarea, adecuar los planes en función de los cambios, examinar periódicamente los objetivos y sus prioridades, mientras se van revisando los resultados».
Neil Shipman
Contempla que las cualidades básicas para la gestión del tiempo son:
- Ser conocedor de ti mismo: las costumbres (lo que haces) y la manera de trabajar
- Estructurar el tiempo
- Establecer objetivos y prioridades
- Aumentar la eficiencia y la eficacia personales
- Programar un tiempo específico para cada actividad
- Programar el tiempo de relajación para regenerarse.
William E. Kelley
Él definía las competencias importantes de gestión del tiempo como: enlistar las tareas, organizar recursos y actividades, establecer objetivos, elaborar y revisar calendarios y dividir las actividades grandes en pequeñas partes.
¿En qué beneficia la administración del tiempo?
La introducción de administración del tiempo en todos los quehaceres permite hacer el mejor uso posible del tiempo disponible.
Una buena gestión del tiempo permite a las personas hacer las cosas correctas en el momento apropiado. De este modo, no se dejará nada importante sin hacer y tendrá más tiempo para disfrutar de las cosas buenas de la vida.
La administración efectiva del tiempo desempeña un papel fundamental en la vida personal y profesional.
Veamos algunos beneficios de administrar el tiempo:
Ventajas del manejo del tiempo a nivel personal
Entendiendo lo que es gestión del tiempo, este conjunto de habilidades hace que una persona sea puntual y disciplinada.
Con la buena administración del tiempo, se tiene un plan de tareas que le da a los individuos un sentido de dirección en el hogar y en todos los aspectos de su vida. Una persona sabe cómo es su día y, finalmente, se desempeña en consecuencia, lo que conduce a un mayor rendimiento.
La gestión del tiempo ayuda a adoptar un enfoque planificado en la vida
La importancia de administrar el tiempo es que ayuda a planificar mejor y, finalmente, a hacer mejores previsiones. La persona se vuelve más organizada como resultado de una gestión eficaz del tiempo.
Beneficios de la administración del tiempo a nivel profesional
Gestionar bien el tiempo puede ayudar a mejorar en la profesión. Organizar cada día ayuda a completar el trabajo a tiempo, a mantenerse comprometido durante las reuniones importantes y da espacio para ser creativo y proactivo en las tareas.
Un equilibrado manejo del tiempoayuda en toda ocasión y entorno laboral. Tener unaadministración del tiempo en el trabajosignifica tener capacidad de asignar la cantidad de tiempo adecuado a las diferentes tareas, lo que permite ser más productivo en el trabajo.
La gestión eficaz del tiempo ayuda a un empleado a alcanzar la cima del éxito rápidamente y a mantenerse firme en la cima durante más tiempo. Un empleado que trabaja sólo por trabajar no logra crear una buena impresión y nunca se le toma en serio en el trabajo.
Conocer qué es la organización del tiempo es la clave para aumentar la productividad de una persona. El rendimiento aumenta sustancialmente cuando las personas organizan bien su tiempo. Un administrador de tiempo es un individuo que aprende a planificar bien las cosas y a saber en qué punto se encuentran dentro de cinco años.
La administración del tiempo en las empresas permite priorizar las tareas y actividades en el trabajo. Es una tontería estar sobrecargado. Si te encomiendan muchas tareas, es peor aceptarlo todo, en vez de algunas.
La gestión eficaz del tiempo eleva la moral personal y da mayor seguridad.
Como resultado de la gestión del tiempo, las personas realizan sus tareas dentro del plazo estipulado, lo que les hace populares en su organización y entre sus compañeros. Las personas que entienden la importancia del tiempo y su valorson las que consiguen destacar entre la multitud. Los individuos que terminan su trabajo a tiempo son admirados por los demás y son siempre el centro de atención en todas partes.
Las personas que se ciñen a un cronograma son las que logran sus metas en el plazo más breve posible. Utilizar herramientas para la administración del tiempo de forma eficaz ayuda a los empleados a cumplir los objetivos mucho antes de las fechas límite y a terminar las tareas justo cuando se necesitan.
Muchos empleadores buscarán ejemplos concretos en los que algunos trabajadores hayan utilizado sus habilidades de administración del tiempo y recursos en beneficio de su productividad.
Las habilidades de gestión del tiempo son «habilidades blandas» que pueden transferirse a diferentes puestos de trabajo y utilizarse en cualquier sector.
Uno aprende a trabajar cuando es realmente necesario y como resultado del uso eficaz de las técnicas de administración del tiempo.
Las ventajas de tener una buena capacidad de gestión del tiempo en el trabajo
El éxito demostrado en la gestión del tiempo es un atributo atractivo para cualquier empleado que figure en su CV. Ser capaz de hablar de sus habilidades de gestión del tiempo en una entrevista también puede hacer que destaque ante cualquier posible empleador.
Las prácticas de gestión del tiempo también son útiles en:
- Mejorar la productividad
- Aumentar la eficiencia
- Mejorar la reputación profesional
- Aumentar las oportunidades profesionales
- Reducir los niveles de estrés
- Incrementar la rentabilidad y desarrollo de la empresa
- Aplicar sus habilidades de gestión del tiempo en escenarios de trabajo puede tener un impacto positivo tanto en su propia vida laboral como en la de sus colegas.
Tener estrategias para la administración del tiempo puede, en última instancia, conducir a la consecución de objetivos clave y al avance en el puesto de trabajo.
Características a desarrollar para el manejo de tiempo efectivo
Lograr que el tiempo alcance para cumplir con todas las asignaciones, implica poner en práctica las principales características de la administración del tiempo, las cuales incluyen:
Planificar el día con suficiente antelación
Preparar una lista de tareas o un «plan de tareas» es lo ideal dentro de la planeación del tiempo. Es necesario anotar las actividades importantes que deben realizarse en un día y el tiempo que debe asignarse a cada actividad.
Las tareas de alta prioridad deben ir en primer lugar, seguidas de las que no necesitan mucha importancia en este momento. Se debe completar las tareas pendientes una a una. Hay que tratar de no empezar un nuevo trabajo si no se ha terminado la tarea anterior. Marcar las que ya se han completado. Es indispensable asegurarse de terminar las tareas en el plazo estipulado.
Establecer metas y objetivos
Una organización cuyos trabajadores no tienen metas ni propósitos futuristas, es como un barco a la deriva. «Seguro que sí, se perderá». Lo ideal es fijar un objetivo y cerciorarse de que es factible y realista.
Fijación de plazos
Fijarse plazos propios y esforzarse por hacer el trabajo a tiempo. No esperar siempre a que el jefe pida que se haga algo. Aprender a responsabilizarse del trabajo. El más indicado para establecerse plazos es usted mismo.
Preguntarse a sí mismo, cuántas horas y cuántos días se dedicará a un trabajo específico. Utiliza una agenda para marcar las fechas importantes con los plazos establecidos.
Delegación de responsabilidades
Aprende a decir «NO» en el trabajo. No lo hagas todo tú solo. También hay otras personas.
No te comprometas ni asumas algo que sabes que es difícil para ti.
Con el fin de garantizar que las tareas se realicen a tiempo, las labores y atribuciones deben delegarse en función de los intereses y la experiencia del empleado para que culminen las tareas en los tiempos previstos. Las personas menos preparadas en cierto trabajo requieren mucho más tiempo para ejecutarlo que las que si lo conocen.
Priorizar las asignaciones
Ordenar por prioridades las labores en función de su urgencia e importancia. Saber diferenciar una tarea importante de una urgente.
Identifique las tareas que deben realizarse en un día, las que deben realizarse en un mes, etc. Las tareas más importantes deben hacerse antes.
Dedicar el tiempo adecuado a la actividad correcta
Desarrolle el hábito de hacer lo necesario en el momento oportuno. El trabajo que se hace a destiempo no sirve de mucho, y es una pena pasar un día entero haciendo algo que se puede hacer en menos tiempo.
También hay que reservar un tiempo para las llamadas personales o para consultar las actualizaciones de Facebook o Twitter. Al fin y al cabo, los humanos no son máquinas.
Sin embargo, hay tres cualidades específicas que pueden marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso en el manejo del tiempo.
Conciencia: concebir el tiempo de modo realista y comprender que constituye un bien limitado.
Disposición (para diseñar y organizar): propósitos, programas, calendarios y actividades para aprovechar al máximo el tiempo.
Adaptación: controlar el consumo de tiempo durante la ejecución de actividades, e ir adaptándolo a cualquier interrupción u otra prioridad que surja.
De estas tres capacidades, la organizativa es quizás la más conocida.
Para gestionar eficazmente el tiempo hay que ser:
- Organizado: evitar guardar un montón innecesario de archivos ni apilamientos de documentos por doquier en la oficina. Tirar todo lo que no se necesite. Poner los documentos importantes en carpetas. Guardar los archivos en sus respectivos cajones con etiquetas encima de cada archivo. Esto ahorra el tiempo que se pierde en búsquedas innecesarias.
- No malgastar el tiempo: no perder el tiempo holgazaneando o cotilleando. Concentrarse en cada labor y terminar las tareas a tiempo. Recordar que la organización no paga por jugar en el ordenador o por espiar en los cubículos de los demás. Primero hay que terminar el trabajo y luego hacer lo que apetezca. No esperar hasta el último momento.
- Concentrarse: ay que estar concentrado para gestionar el tiempo con eficacia. Es una excelente idea acostumbrarse a utilizar una agenda, un cuaderno o un calendario de escritorio para ayudarte a gestionar tu tiempo. También establecer recordatorios en los teléfonos o en los ordenadores personales.
Cómo mejorar su capacidad de administración del tiempo
Entonces, ¿qué hay que hacer para prepararse y poder gestionar mejor el tiempo? Para ello, primero hay que averiguar en qué técnicas de la administración del tiempo hay que centrarse. La única forma genuina de responder a esta pregunta es profundizar en los niveles actuales de habilidad.
Se pueden dar pasos importantes para emprender una acción de mejora.
1. Desarrollar un conocimiento preciso del manejo del tiempo para ser autoconscientes de sus competencias
Para lograrlo, se puede utilizar evaluaciones objetivas como un microsimulador, buscar la opinión de otras personas, como los compañeros o jefe, o establecer una línea de base de comportamientos con la que medir las mejoras.
2. Aceptar que las preferencias son importantes, pero las ideas no
Ser consciente de lo que se prefiere y de la forma de ser de cada quien, en lo que respecta a la administración del tiempo; como los polifacéticos y los proactivos, ayudará a entender dónde están los problemas cuando se intente hacer cambios en contra de los hábitos actuales.
No obstante, conviene recordar que, excepto la personalidad, las destrezas son los rasgos personales más cambiantes y aportan buen retorno de lo invertido en desarrollo personal.
3. Identificar y priorizar la habilidad que se necesita mejorar
Aunque esto parece obvio, la clave es evitar que la mejora personal tenga una «profundidad de una pulgada, pero una milla de ancho», donde los esfuerzos se reparten entre demasiadas necesidades. Es una buena idea darle prioridad al desarrollo de capacidades del manejo del tiempo, enfocándose primero en las capacidades más apremiantes y luego en las siguientes.
Son varias las tácticas destinadas a la administración eficaz del tiempo. Los siguientes ejemplos dan una idea de gestión del tiempo. Una vez más, es fundamental entender que las estrategias de administración del tiempo sirven para desarrollar las habilidades subyacentes, que en última instancia mejorarán la gestión del tiempo. La mera ejecución de estas tácticas no es el principal objetivo.
4. Mejora de las competencias en actividades de sensibilización
Eficacia no es lo mismo que eficiencia. La eficacia se refiere a lo que se hace bien es la ejecución correcta de las cosas; la eficiencia se refiere a que las cosas se hagan rápidamente. Ambas cosas son fundamentales. Perseguir la eficiencia por sí misma es contraproducente.
5. Encontrar el momento de máximo rendimiento
Dividir el día típico en tres o cuatro franjas horarias y, en el transcurso de una semana, ordenar estas franjas de la más a la menos productiva (la más productiva es la de máximo rendimiento).
6. Considerar el tiempo igual que el dinero
Elaborar un presupuesto de horario y calendario, detallando a qué dedica su tiempo típico semanal. Clasificar el tiempo en tiempo fijo («lo que se debe hacer») y tiempo discrecional («lo que se quiere hacer»).
7. Atreverse a cronometrar
No es descabellado, registrar el tiempo que se ha empleado en tareas con plazos muy claros, en lugar de cuánto tiempo queda.
8. Evaluar con qué realismo se valora el tiempo
Después de terminar un proyecto, es recomendable evaluar el tiempo que se pensaba que llevaría y el que realmente ha llevado.
9. Asumir una «perspectiva de tiempo futuro»
Es provechoso reflexionar sobre cómo el trabajo que estás haciendo ahora te ayudará o dañará en el futuro. Tal es el caso de un trabajo del proyecto de hoy que afectará al de la semana que viene.
10. Marcarse objetivos realistas y alcanzables
Saber lo que se tiene que conseguir y en qué tiempo. No mentirse a sí mismo. Asignar una hora a una tarea que uno mismo sepa que requerirá mucho más tiempo, no tiene sentido.
11. No sobrecargarse y aprender a “negarse”
Es preferible dar un “no rotundo” al jefe si creemos que no vamos a ser capaces de terminar una determinada tarea en el plazo asignado. No hay que preocuparse al respecto, el jefe no se sentirá mal. Probablemente pueda asignar lo mismo a cualquiera de los compañeros. Mejor aceptar las tareas en las que uno se sienta realmente seguro.
12. Evitar la «falacia del coste hundido»
Cuando se piensa que una actividad quita demasiado tiempo, hay que dar un paso atrás y evaluar su importancia (por ejemplo, qué valor tiene el resultado, a quién afectará si se termina o no, etc.).
13. Mejorar la capacidad de organización
Las labores poco conocidas, a pesar de su importancia, a menudo tienen una pronunciada curva de aprendizaje y el tiempo requerido es imprevisible. Desarrollar la capacidad de organización no consiste en organizar el trabajo para controlar mejor la vida, sino en tomar el control de la vida y estructurar el trabajo en torno a ella.
Mantener las cosas en su lugar adecuado minimiza el tiempo que se dedica a la búsqueda innecesaria de documentos, archivos importantes, carpetas, artículos de papelería, etc. Para mayor efectividad en el manejo del tiempo, las personas mantienen limpios y organizados sus puestos de trabajo, zonas de estudio, cubículos y áreas de reunión. La gente aprende a gestionar bien las cosas gracias a la gestión del tiempo.
14. Hay que permitirse descansos
Aunque a veces apetezca seguir adelante, los descansos son importantes. Si no se toman, no habrá concentración y se producirán errores. Así que tomarse un pequeño descanso con regularidad, prepararse una taza de té, comer un bocadillo o salir a correr alrededor de la manzana: son tácticas clave de manejo del tiempo para poder concentrarse mucho mejor y lograr que incluso se ocurran nuevas ideas.
Libros sobre administración del tiempo
Para quienes desean aprender más la definición de administración del tiempo según autores y libros, estos son los textos especializados más recomendados. Estos libros de administración del tiempo fueron hechos por expertos en la materia.
1. Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva. Ed. revisada y actualizada
2. Administración del tiempo (La biblioteca del éxito nº 7)
3. 10 claves para administrar tu tiempo (Productividad): ideas simples para ser más productivo
4. Superación personal: Gestión del tiempo para emprendedores (50 claves)
5. La administración eficaz del tiempo: aumenta tu productividad y aprende cómo organizar mejor tu tiempo
6. El Club de las 5 de la mañana [The 5 AM Club]: Controla tus mañanas, impulsa tu vida
7. El arte de gestionar el tiempo: Buitres, elefantes, hámsteres, abejas y hormigas (Alienta)
8. El buen tiempo: Las claves para gestionar el tiempo y alcanzar la verdadera felicidad
Y por último… como conclusión de administración del tiempo, los especialistas sobre la administración del tiempo dicen que los individuos que tienen control en administración del tiempo, cumplen con las tareas a tiempo y son menos propensos al estrés y la ansiedad. Es importante saber que no tiene sentido perder el tiempo y lamentarse después. Al tener manejo del tiempo, se podrá terminar el trabajo pendiente a tiempo, y se tendrá tiempo de sobra para los amigos y familiares.
