Áreas de negocios: cuáles son, partes y labores de las principales áreas funcionales de una empresa

El objetivo esencial de las áreas funcionales de una empresa es el de garantizar la eficiencia en cada una de las actividades de una organización. La dinámica empresarial moderna, ha obligado la incorporación de nuevas áreas de negocio en grandes corporaciones, como en el caso de las divisiones de soporte legal, tecnologías de la información, Investigación y desarrollo, entre otras. Pero detallemos a continuación qué son las áreas funcionales de una empresa o áreas de trabajo en una empresa, cuales son las áreas funcionales de una empresa y algunos ejemplos de áreas de negocio.

Gerencia/Administración/Dirección

Esta es la unidad de los estrategas, los gerentes son responsables del desempeño laboral del resto de los departamentos de una empresa, su gestión es la de planificar, organizar, dirigir y controlar los recursos materiales y humanos para alcanzar los objetivos. 

De un modo más concreto los directores, administradores o gerentes vigilan el cumplimiento de las metas empresariales así como el desarrollo de las estrategias en cada unidad de trabajo para este fin. De las áreas básicas de la empresa donde se organizan las actividades y dotan los recursos necesarios, incluidos los trabajadores calificados en el organigrama de la organización, pero a su vez programan los controles tendientes a evaluar el éxito, productividad y rendimiento establecidos en proyectos.

Funciones del área de administración

La función esencial de los administradores es supervisar el desempeño del resto de los trabajadores de una empresa, pues son los responsables de dar la cara por el éxito o fracaso de un negocio,  pero para ello deben cumplir las siguientes actividades o procesos:

• Planificar: debe establecer los objetivos a largo plazo y las estrategias a corto plazo necesarias en todas las areas de una empresa.
• Organizar:debe programar las operaciones y el uso de los recursos de manera eficiente y puntual de las áreas en una empresa.
• Controlar:planificadas y organizadas las operaciones de las areas funcionales de la administración, el mayor tiempo es dedicado a controlar las actividades del negocio para encaminar los objetivos y tomar medidas correctivas necesarias.
• Liderar: Tanto en forma práctica como simbólica, los gerentes lideran los equipos de trabajo y son el enlace entre la comunidad, los clientes y los proveedores.

Producción y operaciones

La unidad de operaciones es donde los insumos y materia prima se convierten en productos, que son bienes y servicios, es otra de las áreas básicas de una empresa pues también controla la cadena de suministro, incluidas las adquisiciones y la logística.

De las areas funcionales de la empresa, la gestión de producción se encarga de las actividades de conversión de materias primas, capital y recursos humanos en productos terminados que se venden para satisfacer la demanda y necesidades de los consumidores, ya sea mediante la disposición de bienes o prestación de servicios. Por ejemplo, una empresa de manufactura de equipos de electrodomésticos o envasado de alimentos convierten los recursos en productos tangibles; mientras organizaciones como hospitales o escuela, brindan un servicio de atención médica o educativa.  

Funciones del área de producción y operaciones

Este departamento generalmente está dirigido por una persona responsable de garantizar la calidad de los productos, el pleno proceso de producción y en ocasiones su gestión se extiende sobre la cadena de suministro para la entrega de materias primas y la distribución de productos terminados. En resumen esta área:

• Dirige y participa en cada una de  las actividades de producción de bienes y servicios.
• Realiza la planificación de los módulos de producción y fabricación de la empresa.
• Vigila el funcionamiento integral y las condiciones de la maquinaria y otras herramientas de trabajo.
• Lleva el control de la relación costos/calidad  del producto, para beneficio de la organización.
• Participa en la creación y diseño de los productos, así como la de la administración de inventario.

Marketing y ventas

Entre las áreas funcionales de la organización, esta unidad de trabajo se encarga de identificar las necesidades de los consumidores, para así producir y proporcionar los bienes y servicios que satisfagan estas necesidades; y a cambio sea rentable para la empresa. El equipo de este departamento construye las relaciones entre el negocio y los clientes asegurándose de ofrecer el tipo correcto de productos en el lugar y momento oportuno, lo que incide en la productividad, rentabilidad y existo comercial.

En esencia, su gestión es aplicar el marketing o estudio de mercado en la venta de los productos de la empresa a través de actividades de comunicación y entrega de valor a los clientes; en consecuencia se desarrollan los beneficios y las características de los productos, incluidos el precio y la calidad. Este departamento también decide el método adecuado de entrega de productos y los mejores medios para promocionarlos en función de atraer y mantener a los clientes. En la actualidad, son la unidad responsable de crear y supervisar la presencia en Internet de una empresa ya sea en redes sociales, páginas web, blogs, etc.

Funciones del área de ventas y marketing

Los trabajadores de esta área gestionan las relaciones con los clientes y promocionan los bienes y servicios, con estrategias de mercado y participación competitiva. Otras de sus funciones son:

• Generar confianza en los compradores con el desarrollo de un producto que se adapte a sus necesidades de consumo.
• Destacar el producto comercial con el diseño y presentación apropiada.
• Ofrecer servicios de ventas y atención al cliente.
• Elegir la política de promoción y publicidad de la empresa en coordinación con otras áreas funcionales en administración.
• Asegurar que los bienes y servicios estén disponibles en un lugar conveniente para que los consumidores los compren.

Contabilidad y finanzas

Esta división es crucial entre las áreas principales de una empresa, ya que su información y gestión incide fuertemente en la toma de decisiones relacionadas a la asignación de recursos económicos. Los integrantes de esta unidad se encargan de la planificación,  obtención y la gestión de los fondos de una empresa.  Los contadores administrativos manejan toda la información certera de costos, presupuestos, asignación de activos y evaluación del desempeño para uso interno de la administración.

Los gerentes de finanzas realizan la planificación del capital financiero a utilizar a corto y largo plazo en la producción y funcionamiento de partes de una empresa, el modo de recaudación de dichos fondos (préstamos e inversiones) y las implicaciones de la salud empresarial frente a la toma de decisiones financieras. Pero además de medir y recopilar información clave para la productividad y rentabilidad, el equipo financiero de una empresa, pueden y deben asesorar a la gerencia en términos del éxito comercial.

Funciones del área de Contabilidad y Finanzas

Ningún negocio puede operar con éxito sin una financiación adecuada y esta  unidad tiene la responsabilidad de administrar adecuadamente los fondos de un negocio, recopilando, analizando y registrando sus actividades financieras, pero además:

• Hacer seguimiento a los gastos del negocio para asegurar que el dinero se utilice para el propósito correcto y evitar fraudes.
• Evaluar los planes financieros del negocio mediante la creación de presupuestos y registros financieros.
• Garantizar que la empresa pague los impuestos de manera puntual para evitar multas y sanciones.
• Asegurar fondos disponibles para el pago del capital humano, sueldos y salarios.
• Como encargados del manejo del dinero de una organización, debe tener a mano los estados financieros sobre pérdidas o ganancias, balances, etc. para la toma de decisiones y la rendición de cuentas.

Recursos humanos

Los gerentes de este departamento tienen la pesada responsabilidad de garantizar que la empresa cuente con las habilidades y capacidades humanas que la hagan una organización exitosa.

De las principales áreas funcionales de una empresa, la gestión de Recursos Humanos abarca desde el desarrollan de planes de dotación del personal contratado, la selección y el reclutamiento de nuevos empleados, la supervisión del proceso de gestión del desempeño, hasta el desarrollo de planes de sucesión para ascensos y reemplazos; incluso desarrollar estrategias de compensación y beneficios para atender problemas del personal.

Todo negocio requiere de personas para administrar y ejecutar su operación comercial, así como de una unidad de relaciones laborales y gestión de recursos humanos que vigile una adecuada y satisfactoria cultura empresarial; que desarrolle y motive a los empleados en aras de lograr el mayor rendimiento posible de cada trabajador.

Funciones del área de recursos humanos

Mientras que la división de operación garantiza el buen estado de las máquinas y finanzas vigila la disponibilidad de fondos para sueldos y salarios, la gestión de recursos humanos asegura la productividad de una nómina empleados. Son los encargados de gestionar a las personas de una organización, a través de estas actividades:

• Asegurar el contrato de personas capacitadas para el trabajo adecuado en el lapso de tiempo necesario.
• Capacitar y orientar a los nuevos trabajadores nuevos, también a los contratados sobre los objetivos y visión del negocio.
• Asegurar que los derechos e indemnizaciones de cada trabajador se paguen de manera adecuada y oportuna.
• Asegurar que la empresa cumpla con las leyes laborales aplicables en cada país.
• Planificar y efectuar la salida de empleados de la organización que ya hayan cumplido su contrato o en caso de incumplimiento de las normas y acuerdos laborales.

Estas son las áreas de negocios más genéricas y esenciales que toda organización debe tomar en cuenta al momento de emprender sus actividades, ya que se evitará el desvío de las capacidades y recursos en el camino al éxito. No obstante, la mayoría de los negocios en expansión y adaptados a los cambios de la actividad comercial moderna, han acogido como obligatoriedad la creación de una unidad de tecnología de la información. La digitalización se ha adherido irremediablemente a las áreas funcionales de una empresa, ante la necesidad de una infraestructura informática y de red, que implemente protocolos de seguridad y desarrollo de interfaces de usuario y aplicaciones para los clientes y trabajadores.