Comunicación empresarial: qué es, tipos, niveles y sistemas de comunicación corporativa

La información es algo esencial dentro de nuestro día a día, especialmente cuando hablamos de un medioambiente en donde conviven un número importante de personas que realizan actividades específicas para cumplir con un objetivo común, como es el caso de las empresas o negocios. En una era donde las empresas están buscando darle un enfoque más humano a las marcas que la representa en el mercado, la comunicación empresarial se está convirtiendo en una necesidad cada vez más latente; pues un buen plan de comunicación corporativa puede influir positivamente sobre aspectos como la eficiencia, el compromiso de sus trabajadores e incluso su imagen pública. 

¿Qué es la comunicación corporativa?

Cuando pensamos seriamente en qué es la comunicación en la empresa y cómo esta puede llegar a influir en cada uno de los empleados que laboran dentro de sus departamentos, resulta bastante fácil realmente comprender el por qué motivo la comunicación empresarial ha sido uno de los principales focos de atención dentro del mundo de los negocios.

El acto de tener las herramientas necesarias para expresar ideas y transmitir información es una necesidad recurrente dentro del ser humano como especie que se caracteriza por vivir en comunidades. Pero, es evidente que esta necesidad adquiere un sentido mucho más prioritario cuando se la analiza desde el punto de vista de los medios empresariales.

Al hablar de la comunicación empresarial, siempre hay que tener muy en cuenta lo que viene siendo la propia naturaleza de una compañía como ente económico encargado de la oferta de bienes y servicios diseñados para satisfacer necesidades.

Una empresa es un complejo ecosistema en donde, diariamente, se tienen que realizar múltiples tareas al mismo tiempo para poder asegurar su funcionalidad y relevancia dentro del segmento de mercado en donde oferta sus productos al público. Ya en este punto, empieza a cobrar cierta relevancia la necesidad de contar con un sistema que permita expandir la información y establecer una cierta jerarquía de comunicación.

Sin embargo, hoy en día la comunicación corporativa se ha convertido en un fenómeno mucho más complejo que el simple hecho de dar y ejecutar órdenes promovidas por los integrantes de la junta directiva. Ahora, la comunicación en los negocios consiste más en reconocer el valor y la relevancia de cada uno de los actores con los que interactúa la empresa; y con base a esto; diseñar un sistema que le permita a la compañía ser capaz tanto de emitir como recibir información relevante de forma constante.

Principales características de la comunicación empresarial

Las características de la comunicación empresarial se pueden resumir en estos aspectos clave.

Asertiva

En lo que se refiere a la comunicación de la empresa, lo primero que se tiene que tener presente es que la información que se transmita debe ser muy precisa y expresada con claridad para ser interpretada de forma adecuada.

Empoderamiento

Cada uno de los actores involucrados dentro de la comunicación corporativa posee un grado de relevancia dentro del proceso, por lo tanto, cada idea u opinión expresada a través de algunos de los tipos de comunicación en una empresa es necesario tenerlas presentes y entender cómo las mismas pueden influir sobre el desarrollo general de la compañía.

Bidireccional

La comunicación dentro de una empresa no puede ser percibida como solo un conjunto de órdenes ejecutivas y reglamentos que definan un sistema de trabajo. Para que realmente exista una buena comunicación empresarial dentro de una compañía, es necesario incluir canales de comunicación que le brinden a la empresa la posibilidad tanto de dar como recibir información.

Coherencia

Tanto si se trata de una información emitida a un actor interno o externo de la empresa, los sistemas de comunicación en una empresa deben de estar dotados de cierto nivel de coherencia entre lo que transmite la empresa y las acciones que la misma ejecuta.

Universalidad

La universalidad de la información es uno de las características claves que mejor definen qué es la comunicación corporativa. Ya que dentro de una empresa pueda ser productiva, es necesario que todos los involucrados cuenten con la capacidad de tener acceso a información precisa y fácil de interpretar.

Masificación del mensaje

Todo en la comunicación empresarial gira en torno a la masificación del mensaje principal que la empresa desea hacerles llegar a todas las personas e instituciones con las que desea interactuar. Generalmente, esto se hace a través de la construcción de una filosofía empresarial definida.

Imagen de la empresa

Cuando se habla de la imagen de una empresa, nos referimos a todo lo relacionado con como cada una de las personas e instituciones que interactúan con la compañía perciben a la misma desde una perspectiva ética, profesional y funcional.

La importancia de la comunicación empresarial en el mundo de los negocios

Una vez se tiene un conocimiento mucho más preciso de qué es un sistema de comunicación empresarial, resulta mucho más fácil entender cuál vendría siendo la relevancia del mismo dentro del mundo de los negocios.

Para nadie es un secreto que para que una compañía sea capaz de prosperar dentro del mercado competitivo, la misma tiene que ser capaz de ejecutar cada uno de los procedimientos requeridos de forma rápida y eficiente. Y es justamente en este punto, en donde se puede percibir lo que realmente representa la comunicación corporativa dentro de una compañía.

Aunque es evidente que el propio concepto de comunicación empresarial ha sufrido una evolución gracias a la propia percepción que se maneja actualmente con respecto a la eficiencia y la imagen que transmite una empresa a su público; su rol dentro de la compañía sigue siendo exactamente el mismo. Dotar a la empresa de un sistema que le permita a la compañía mantener relaciones estables con cada uno de los actores involucrados con sus actividades, a través de canales que le brinden la posibilidad de transmitir y recibir información.

Elementos de la comunicación empresarial

Si bien es evidente de que los tipos de comunicación que se dan en una empresa son considerablemente distintos al proceso de la comunicación natural entre seres humanos. Todos los elementos que están involucrados dentro de este proceso son básicamente los mismos.

Tanto el proceso de comunicación en una empresa como el proceso de la comunicación social se centran en satisfacer una misma necesidad, la de transmitir y recibir información relevante. Pero evidentemente, las diferencias más notorias entre ambos procesos empiezan a salir a la luz cuando nos concentramos en aspectos como la finalidad de la información y la propia necesidad que da origen a la propia interacción entre cada uno de los individuos involucrados.

En el caso específico de la comunicación corporativa, hay que tener en cuenta que cada uno de los elementos que existen dentro de este fenómeno están directamente condicionados por las propias condiciones del medioambiente en el que se desenvuelve la empresa y el nivel de participación que posea cada uno de los actores con los que interactúa la empresa.

Emisor

Si nos vamos a la definición más técnica de lo que representa el emisor dentro del sistema comunicacional general, podemos identificarlo como el origen del proceso de transmisión y recepción de la información. La única diferencia dentro de la comunicación corporativa, es que este actor puede concebirse como un emisor interno o externo; dependiendo del tipo de información y la relevancia del receptor dentro de las actividades asociadas con la empresa. 

Receptor

Al igual que en la comunicación social, en la comunicación empresarial es representado por la persona o institución que recibe la información. Y de igual forma que con el receptor, su acceso a la información está condicionado por aspecto como el tipo de interacción que tiene con la empresa y su relevancia dentro de las actividades relacionadas con la misma.

Mensaje

El mensaje es por mucho el punto de partida para la elaboración y ejecución de sistemas de comunicación empresarial; ya que, en él no solo se reflejan los objetivos de la propia compañía. Si no que también, permite identificar la actitud y filosofía de la empresa con respecto a las necesidades y exigencias que les imponen los consumidores.

Canal

Para que una información pueda llegar eficientemente del receptor al emisor, es necesario contar con un canal, el cual sirva como vehículo para hacer llegar el mensaje de uno hacia el otro. En la comunicación corporativa, esto se traduce en las diferentes herramientas y recursos que dispone la institución para promover el desarrollo de cada uno de los tipos de comunicación empresarial.

Código

Un código es el sistema de símbolos verbales y no verbales utilizados para darle coherencia al mensaje que el emisor desea transmitir ante el acto de la comunicación.  Este elemento, dentro de la comunicación de tipo empresarial, se traduce en la necesidad que existe por encontrar un procedimiento con el cual permita la fácil comprensión de la información que la compañía desea transmitir sin hacer un uso excesivo de terminologías técnicas.

Contexto

Si realmente deseamos entender el proceso de comunicación dentro de la organización, es necesario familiarizarnos con lo que representa el contexto dentro de dicho fenómeno. Dentro del mundo corporativo, el contexto representa ese elemento que permite darle un sentido lógico y racional a toda la información que se le suministra al receptor; obviamente dependiendo de su interacción y su vinculación con cada una de las actividades asociadas con la empresa.

Relación empresarial

Dentro de la comunicación empresarial, está claro que no siempre las relaciones comunicativas que establece una empresa son exclusivamente con individuos. La relación empresarial es un elemento vital dentro del proceso de comunicación organizacional, pues de esta dependen las interacciones de la empresa con otras instituciones que poseen cierta influencia sobre las actividades que esta realiza; como son los proveedores e instituciones gubernamentales.

Factor humano

Por otro lado, el factor humano es otro elemento clave para entender la verdadera complejidad que existe tras la comunicación corporativa. Es evidente que la empresa por sí misma no es capaz de contextualizar y darle valor a la información que necesita transmitir; y es precisamente el factor humano lo que le brinda las herramientas necesarias para que la compañía tenga la habilidad de establecer y conservar relaciones sociales.

Filosofía de la empresa

Finalmente, tenemos que la comunicación empresarial es una herramienta comunicacional realmente efectiva para materializar todos los principios laborales y éticos que conforman parte de la filosofía por la cual dicha institución es reconocida.

¿Cuáles son las principales funciones de la comunicación corporativa?

Algo que siempre hay que tener muy presente cuando hablamos específicamente del mundo corporativo, es que cualquier elemento que está directamente asociado con el mismo está directamente relacionado con una necesidad dentro de cada uno de los actores que forman parte del mismo.

En el caso específico de la comunicación empresarial, tenemos a un elemento con dos elementos muy bien definidos que influyen de forma considerable en todas y cada una de las operaciones y actividades requeridas para que la compañía pueda considerarse un agente económico funcional.

Primero, tenemos que muchos de los tipos de comunicación administrativa que se implementan en la actualidad han sido específicamente diseñados para estimular un flujo constante de información, tanto de agentes externos como internos. Y en segundo lugar, la comunicación corporativa se basa en un sistema que promueve los valores y principios que forman parte de la filosofía empresarial de la institución; a través de estrategias comunicacionales que marcan la forma en que la empresa aborda y asume cada una de las responsabilidades que la misma adquiere con todos los elementos que forman parte de su entorno.

Si tenemos en consideración las necesidades que llevan a la creación de un sistema comunicacional dentro de una organización y lo analizamos desde cada una de las formas de comunicación en el mundo empresarial que existen en la actualidad; encontramos que las principales funciones de la comunicación corporativa son:

Motivación

Para entender realmente qué es la comunicación empresarial dentro del mundo de los negocios, primero es necesario entender lo que se refiere a las emociones humanas y de qué forma las mismas pueden influir sobre la productividad y eficiencia de la empresa. Uno de los principales roles de un sistema de comunicación dentro de una empresa, es la de estimular positivamente a todas las personas que cumplen con una responsabilidad dentro de la misma.

Establecer un sistema de control

No se puede ignorar el hecho de que la comunicación en el ámbito empresarial, es implementada como un sistema para reforzar los principios y valores que promueve la empresa a través de su filosofía y organigrama. Pero, la percepción que existe en la actualidad sobre la comunicación empresarial han hecho que este proceso se convierta en un sistema mucho más participativo y consiente del verdadero valor de cada uno de los actores involucrados.

Promover las interacciones

La propia naturaleza bidireccional que existe dentro de la comunicación corporativa moderna, hace que los sistemas no solo permitan el acceso a canales de información. Si no también, estimulan la participación década uno de los actores implicados a través de herramientas comunicacionales que sirven para recolectar datos cruciales para la organización.

Flujo informativo

El mundo empresarial es conocido por ser un medioambiente que se encuentra en constante cambio, por lo tanto, es bastante lógico suponer que muchas de las formas de comunicación en una empresa están diseñadas para promover un flujo continuo de la información hacia todas direcciones.

Retroalimentación

Recolectar y almacenar la información es otra función esencial dentro de los sistemas de comunicación empresarial que se utilizan en la actualidad. Pues los datos son capaces de mostrar una serie de aspectos realmente valiosos, que permiten identificar el crecimiento y la percepción actual de la empresa por parte de cada uno de los actores que interactúan con ella, como lo son los consumidores o los empleados que laboran dentro de cada uno de sus departamentos.

Tipos de comunicación empresarial

Otro punto importante a considerar con respecto a la naturaleza y relevancia de la comunicación corporativa dentro de las empresas modernas, es cómo el propio proceso comunicación está dividido en diferentes renglones; cada uno determinado por el tipo de interacción y el actor que interviene dentro del proceso comunicacional de la empresa.

A cada una de estas divisiones se le conocen como tipos de comunicación empresarial y son de gran utilidad para poder identificar que relevancia posee cada una de las interacciones sociales de la empresa. Esto también, nos permite tener una idea mucho más completa de lo que realmente significan las relaciones sociales para una empresa y cómo las mismas son claves para el desarrollo de un sistema comunicacional empresarial diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de una compañía.

Pero independientemente de las necesidades y los desafíos que asume cada compañía, todas requieren de la implementación de un modelo comunicacional, el cual les permita conservar una relación sólida y respetuosa con cada uno de los individuos e instituciones que, de alguna manera, se ven afectados por las actividades diarias de la misma. Dicho modelo divide a estos actores comunicacionales en dos categorías, las cuales están definidas por aspectos como la interrelación de la empresa con el actor involucrado y su conocimiento con respecto a los procedimientos y requerimientos necesarios para cubrir con la demanda de productos dentro del mercado competitivo.

Comunicación interna

La comunicación interna se refiere a todos los medios y herramientas que dispone la empresa para hacer fluir la corriente de información dentro de cada uno de los departamentos que la conforman. Por lo general, en esta división encontramos todo lo relacionado con los tipos de comunicación en administración y las estrategias comunicacionales implementadas para promover nuevos objetivos corporativos.

Descendente

La comunicación empresarial interna se encuentra dividida en categorías, las cuales se utilizan para describir la propia direccionalidad de la información. En la primera división encontramos a la comunicación descendente; es decir, el flujo informativo que se origina en la junta directiva y llega a cada uno de los departamentos a través de los líderes organizacionales.

Ascendente

Un ciclo de información ascendente es el opuesto al descendente, es decir; que este se concentra en recolectar la información de los trabajadores y hacerlas llegar a la junta directiva para conocer la opinión de los mismos con respecto a las decisiones ejecutivas. Para ello se hacen uso de herramientas como encuestas o cuestionarios que les permiten a los trabajadores la posibilidad de expresar su opinión de forma honesta y en completo anonimato.

Horizontal

Cuando se habla del flujo de información horizontal dentro de la comunicación empresarial, se hace referencia la necesidad que poseen los trabajadores de emitir opiniones e ideas con el resto de sus compañeros. Su nombre proviene del hecho de que, por lo general, en este tipo de comunicación es llevado a cabo entre personal que se encuentra en el mismo nivel dentro del sistema organizacional de la empresa.

Comunicación externa

Dentro de los diferentes niveles de comunicación empresarial que existen actualmente, hay una división que es exclusiva para transmitir la información necesaria a todas aquellas personas e instituciones con las que la empresa se relaciona y que no cumplen ninguna tarea operativa dentro de la misma. A este tipo de comunicación corporativa, se le reconoce como el nombre de comunicación externa.

Estratégica

La comunicación estratégica es aquella que la compañía sostiene con todas aquellas instituciones que no están directamente relacionadas con sus actividades y protocolos; pero que de alguna manera tiene cierta influencia sobre los mismos. Un buen ejemplo de este tipo de relaciones sociales a nivel corporativo, lo podemos observar en las interacciones entre la propia empresa y las instituciones gubernamentales encargados de hacer cumplir las leyes dentro del sector empresarial.

Operativa

Por su parte, la comunicación del tipo operativa se refiere al flujo de información y los canales comunicacionales que existen entre la propia compañía y otras instituciones o personas jurídicas que se encargan de prestarles cierto tipo de servicios. En esta categoría encontramos todo lo que son los distribuidores, mayoristas y compañías encargadas del suministro de materia prima.

De imagen

Finalmente, tenemos a la comunicación de imagen; esta no es más que todo el flujo informativo que la empresa difunde a través de los medios de comunicación para informar al público sobre sus actividades y sus principios éticos por los que se rigen. La imagen pública de una empresa, es un factor que influye enormemente en todo lo relacionado con la comunicación corporativa y el desarrollo de relaciones estratégicas dentro del entorno empresarial.

Canales para promover la comunicación corporativa

Al tratarse de un sistema diseñado específicamente para estimular el flujo informativo entre cada uno de los diferentes departamentos que conforman una empresa, es evidente que para que la comunicación corporativa pueda existir, es necesario hacer uso de una serie de herramientas bastante específicas.

Cuando hablamos específicamente del fenómeno de la comunicación en la administración, la prioridad es crear un sistema el cual permita hacer llegar la información de manera rápida y uniforme a cada uno de los actores involucrados dentro del proceso. Y para eso es necesario contar con canales comunicativos que permitan masificar y ajustar el mensaje que desea transmitir la compañía, de manera que todos sean capaces de manejar una misma información.

Teniendo en consideración la definición de mecanismos de comunicación, vemos que la principal función de los canales comunicacionales de una compañía se enfocan más en la universalización de la información. Pues de esta manera no solo se garantiza que el mensaje pueda llegar a la mayor cantidad de individuos posibles, también contribuye a promover las ideas y principios éticos que conforman la filosofía corporativa de la compañía.

Es crucial tener presente que durante el proceso comunicacional, debe prevalecer la coherencia entre la información transmitida y las acciones del emisor. Y cuando hablamos específicamente de la comunicación empresarial, resulte evidente de cada uno de los canales comunicacionales de una compañía tienen la tarea de darle al mensaje central dicha congruencia por medio de los códigos y principios informativos de cada estrategia comunicacional. 

Canales organizacionales

Aunque pareciera algo que no posee ningún tipo de relevancia dentro del proceso comunicativo, ciertamente el esquema organizacional de la empresa posee cierto peso dentro de la comunicación corporativa. Ya que dentro el propio modelo organizacional de la empresa, es un reflejo directo de las necesidades comunicacionales que existen dentro del sistema de trabajo que implementa la compañía. 

Canales escritos

Jamás hay que perder de vista que la comunicación corporativa consiste en utilizar todas las herramientas disponibles dentro de la compañía para difundir y masificar la información. Esto nos permite tener una idea más precisa del por qué la comunicación escrita sigue siendo un foco importante dentro de este proceso, sobre todo cuando se trata de temas como el replanteamiento de objetivos corporativo o la inclusión de nuevas herramientas tecnológicas dentro del área de trabajo.

Canales verbales

Los mítines, los foros informativos e incluso las reuniones de trabajo siguen siendo herramientas comunicativas extremadamente efectivas dentro del mundo corporativo. Pues este tipo de estrategias permiten conocer las dudas de los involucrados y analizar con mayor detenimiento su reacción ante la información suministrada.

Canales tecnológicos

Es innegable que las herramientas tecnológicas que disponemos en la actualidad han traído consigo cambios representativos dentro del mundo corporativo, especialmente cuando nos referimos a la comunicación empresarial. Hoy en día, herramientas como el correo electrónico o las conferencias a través de aplicaciones como Telegram se han convertido en algo esencial para mantener contacto inmediato con cualquier individuo o institución.

Desde un el punto de vista estratégico, la comunicación empresarial es un proceso imprescindible para garantizar la funcionalidad, operatividad y la efectividad de cada uno de los procedimientos requeridos para tener un producto de buena calidad y listo para ser ofertado dentro del mercado. A medida que nos adentramos más en el mundo empresarial, poco a poco empieza a relucir la relevancia de la comunicación corporativa y el peso real de lo que significa mantener un flujo de información bidireccional y en constante renovación dentro del día a día de la compañía.