La lista de gastos administrativos son necesarias para determinar la estructura de costos fijos de una empresa y debe incluir en detalle todas las necesidades e incluso exigencias del capital humano, para garantizar la marcha exitosa de cualquier organización. Los ejemplos de gastos corporativos incluyen desde el recurso de alquiler de un edificio empresarial o almacén, hasta el café que se ofrece a los empleados y clientes cada mañana en las oficinas de atención y servicio. Sepamos entonces cuáles son los gastos administrativos más habituales y qué son las cuentas de gastos de administración. Los gastos de administración en contabilidad de la mayoría de los negocios en el mundo son:
Funciones empresariales:
Cuáles son, tipos, actividades y ejemplos de las principales funciones de una empresa
Renta y mantenimiento
En este período pos COVID se ha extendido la cultura de trabajo remoto como una nueva norma, que ahorra a las empresas proporcionar a sus empleados espacios para el trabajo principalmente administrativo y ejecutivo. Sin embargo, las empresas de manufactura y servicio requieren instalaciones obligatoriamente para el desarrollo de sus labores de producción y preparación del personal, por lo que la disposición de recursos para el alquiler o renta de un lugar operativo se hace un gato administrativo fijo y esencial.
En algunos casos, se dedican gastos de construcción de espacios propios que implican también la disponibilidad de finanzas para el pago de impuestos a la propiedad y otros asuntos de legalidad.
Ejemplos
De los ejemplos de costos administrativos, el alquiler del edificio es de carácter fijo y secuencia mensual, la infraestructura puede estar acondicionada para habilitar espacios de trabajo como oficinas, almacenes y otras instalaciones para operaciones comerciales o de fabricación, resguardo de mercancía y medios de transporte, etc.
Algunos contrato de arrendamiento pueden cubrir el pago de facturas de luz, agua y otros servicios, sin embargo la limpieza y mantenimiento generalmente corre por cuenta de la empresa. Estos costos son variables.
Servicios públicos
Tener un espacio de trabajo, conlleva a la necesidad de cubrir otros gastos que garanticen el funcionamiento de los equipos y herramientas. Se trata de costos operativos para los servicios públicos esenciales, que incluyen facturas de electricidad, teléfono e incluso impuestos locales. En esta categoría de ejemplos de gastos de operación, también se incluyen las suscripciones a revistas o licencias de software, como costos fijos de cada mes independientemente de la cantidad de ingresos que genere la empresa y otros gastos de venta y administración.
Ejemplo
De los más comunes ejemplos de gastos administrativos son los costos de servicio público que involucran facturas por servicios de electricidad, agua, calefacción, recolección de basura.
Algunas empresas incluyen en este apartado de ejemplos de gastos de administración regulares, el pago de Impuestos y obligaciones tributarias, los cuales varían según la legislación de cada país o localidad donde funciona la empresa. Suelen tratarse de impuestos sobre actividades económicas, sociedades, impuesto sobre el valor añadido, impuestos de medio ambiente, y otros impuestos especiales regionales o locales.
Seguros
Las pólizas de seguro son otro ejemplo de gasto común de dinero en los negocios y varía según la actividad industrial o comercial, los deberes laborales de los empleados y el lugar de despliegue del trabajo. La mayoría de las corporaciones cubren el costo de seguros que protegen la seguridad de sus bienes y empleados en circunstancias imprevistas. La cantidad destinada al pago de seguros variará dependiendo del tipo y tamaño de la empresa, así como de la compañía aseguradora que en su mayoría ofrecen planes de oferta y cancelación de cuotas planas a los clientes consecuentes.
Ejemplos
Entre los ejemplos de costos de administración para protección empresarial suele incluirse seguro de propiedad o seguro de responsabilidad civil; también seguros comerciales o de responsabilidad general que pueden cubrir su negocio en caso de daño a la propiedad, perdida de ingreso comercial o demanda.
Las empresas de igual modo protegen los intereses de sus trabajadores, garantizándoles financiamiento y acceso a seguros de atención médica y emergencias; compensación laboral, seguro por discapacidad y seguro de vida.
Sueldos y salarios
El gasto para el pago del capital humano es el gasto más grande e importante de toda empresa, sin trabajadores satisfechos ninguna corporación logra alcanzar sus objetivos ni muchos menos el éxito productivo.
La cantidad destinada a la nómina de empleados variará según la cantidad de personas contratadas y el tipo de negocio, una empresa que fabrica enlatados seguramente requerirá un mayor número de empleados que una entidad bancaria. El salario no se relaciona directamente con las ventas de un negocio, aunque suelen impactar a toda la organización, en compensaciones a los trabajadores por citar un caso.
Ejemplos
Este gasto incluye el salario o sueldo quincenal o mensual del personal corporativo, empleados administrativos, finanzas, contabilidad, seguridad, informática, etc.
A esta contabilidad se agregan gastos generales para dar cobertura a seguros de salud de los empleados, capacitación, gastos de desarrollo y viajes de negocio; así como algunas ventajas adicionales al salario habitual, entre ellas licencias por enfermedad pagada, bonificaciones pro desempeño, vacaciones remuneradas, almuerzos en la oficina, transporte.
Misceláneos
Insistimos en que la satisfacción de la fuerza laboral acerca de los beneficios que le ofrece la empresa donde trabaja es clave para el mantenimiento del éxito y el progreso de cualquier empresa. Cuando los empleados están contentos y cómodos, asimismo será el camino seguro hacia los objetivos productivos y financieros planteados. Es por ello que muchas empresas toman en cuenta la inversión continua que asegure condiciones óptimas de trabajo y de vida de sus empleados, que mantenga al personal motivado a dar el máximo de su rendimiento y compromiso.
Ejemplos
Estos gastos incurren en el mantenimiento y acondicionamiento de espacios de descanso y socialización de los trabajadores, incluyendo muebles, comidas y bebidas, equipos y aquello que facilite el esparcimiento y comodidad del personal en sus horas de reposo.
Entre los beneficios adicionales también cuenta ejemplos de gastos de ventas de una cena de equipo en un restaurante para los nuevos empleados, la fiesta anual de Navidad o una membrecía paga en un gimnasio, también se agregan a las cuentas de gastos administrativos.
Suministros generales
Por muy motivado y preparado que se demuestre el personal de una empresa, sin las herramientas necesarias para cumplir lo asignado es imposible que una empresa avance. Por ello el suministro de materiales, mobiliarios y equipos son gastos de oficina esenciales conforme al tamaño y actividad empresarial. Algunos de estos egresos son esquemáticos, otros requieren de una única inversión. Los dividimos en dos tipos para detallar ejemplos de cuáles son los gastos de administracion en cada caso:
Mobiliario y material de oficina
Los gastos de mobiliario de oficina exigen una inversión inicial, sea para la inauguración de la empresa o su posterior expansión, a fin de dotar el negocio de las herramientas necesarias de trabajo administrativo y directivo. Paralelamente, toda empresa genera exige en su dinámica la adquisición de material de oficina que debe ser presupuestado como un gasto fijo que no altere de ningún modo la producción.
Ejemplos
Este gasto administrativo regular debe cubrir la compra y reposición continua de papelería, cartuchos de tinta, bolígrafos, hasta vasos y tazas de café, etc. También el mantenimiento de los activos fijos como muebles, sillas, escritorios, impresoras, teléfonos y equipos electrodomésticos.
Electrónica y suministros técnicos
Los gastos de electrónica y suministros técnicos también dependen de la naturaleza del negocio; pero incluso las más pequeñas empresas requieren de un sistema informático y software básico para funcionar. Estos costos también son únicos al igual que el mobiliario y puede agregar el desarrollo y mantenimiento de un sitio web, la compra de un nuevo software para la contabilidad comercial o la actualización de las computadoras portátiles.
Ejemplos
Los suministros técnicos pueden ser pantallas o monitores, teclados, baterías o puertos de cargas, mouse, teléfonos inteligentes y otros dispositivos electrónicos y programas.
Honorarios profesionales
Todo negocio o empresa comercial o de servicio, requiere orientación y asesoramiento especialmente en materia legal y financiera, ya sea para la contratación legal y vinculante de empleados, el contrato con proveedores y el cumplimiento de trámites y compromisos de impuestos o gubernamentales. Los honorarios de asesoría legal como abogados, notarios públicos y funcionarios de impuestos son los gastos corrientes de cualquier empresa responsable y cuidadosa.
Ejemplos
Las asesorías o contrato especializados, son gastos regulares que agregar ya sea para el alcance a los servicios o ejemplos de gastos en contabilidad, informáticos y jurídicos, así como otras orientaciones profesionales necesarias y ausentes en la nómina empresarial. Son costos fijos que deben incluirse en el presupuesto de gastos administrativos, independientemente de la cantidad de ingresos que genere la empresa pues son orientados al resguardo, complemento o mejoramiento de las actividades de producción y comercio.
Como pudimos observar en los ejemplos de gastos administrativos, no son otra cosa que el costo que reserva una compañía comercial para la buena marcha de la empresa y la producción diaria de sus bienes y servicios, pero que no penden de los ingresos por fabricación, disposición del producto y comercialización. Una oficina no camina sola, su personal requiere de un ambiente de alto funcionamiento en el que puedan trabajar cómodamente sin tener que preocuparse por trivialidades e insuficiencias, los gastos administrativos son razonables, ordinarios y necesarios.
