Estructura de costos: qué es, utilidad, conceptos clave y ejemplos de esquemas de costos en una empresa

Dentro del mundo corporativo siempre es importante tomar decisiones en todo momento, y la mejor forma de garantizar que las mismas sean lo más acertadas posibles es haciendo uso de herramientas como el esquema de costos. Una estructura de costos es fundamental dentro de cualquier empresa, pues la misma proporciona los datos necesarios para conocer las necesidades de la compañía y su capacidad para generar y emplear los recursos que produce.

La estructura de costos y su influencia en el mundo empresarial

Si nos vamos a la definición más técnica de qué es la estructura de costos, podríamos definirla sencillamente como una herramienta que permite establecer una relación entre los costos operativos de una empresa y el valor comercial de los bienes o servicios que ofrece a sus clientes.

Pero la verdad, es que un esquema de costos es mucho más que solo cálculos especulativos de cuánto necesito producir para cubrir con los gastos generales de la compañía. Los costos de una empresa comercial tienen una enorme influencia sobre la expansión y su capacidad de adaptarse a las exigencias de su segmento de mercado.

No se necesita de un doctorado en economía, para entender que el manejo eficiente de los recursos disponibles es un aspecto extremadamente importante dentro del mundo corporativo.

Esto en sí, nos permite tener una visión mucho más amplia sobre lo que se refiere al esquema de costos y cómo el mismo es un elemento crucial dentro de la planificación de una compañía. La mayoría de las actividades relacionadas con las empresas y organizaciones giran en torno al principio de cuanto se necesita para producir un bien o servicio y cómo lo que se produce permite cubrir con dichos gastos, ambos elementos pueden ser estudiados con mayor detenimiento a través de una estructura de costos.

Una vez se tiene muy en claro qué es una estructura de costos, empezamos a percatarnos que existen dos divisiones de la misma. Cada una de ellas están definidas por las necesidades productivas de la compañía y la relación que la misma desea establecer con sus futuros clientes.

Esquema de costos enfocado en los costos

Dentro de este sistema encontramos a todas las empresas cuya prioridad es buscar la forma de reducir los costos de producción, esto se hace con la finalidad de ofrecer a los clientes acceso a bienes y servicios que les resulten más accesibles.

Esquema de costos enfocado en el valor del producto

El esquema de costos enfocado en el valor del producto nos brinda una perspectiva totalmente diferente. Este tipo de empresas priorizan más la calidad del producto final sobre el costo total de la producción, esto hace que las mismas oferten productos con un precio ligeramente más elevado; pero a cambio garantizan mejor calidad en servicios adicionales como por ejemplo la asistencia posventa.

Beneficios de tener un esquema de costos definido

En internet, es posible encontrar un buen ejemplo de costos en una empresa que nos brinde una idea mucho más precisa de la relevancia del esquema de costos de una empresa y su impacto dentro de la planificación estratégica de la misma.

En el mundo corporativo existen dos términos muy importantes que son los costos operacionales y la rentabilidad, ambos son factores cruciales a la hora de plantearnos el crecimiento e influencia de una empresa dentro del mercado competitivo. Lo cierto es que la forma más eficiente de poder hacer un análisis detallado de los mismos es con una estructura de costos.

Pero lo cierto es que la finalidad de una estructura de costes dentro de una compañía es mucho más profunda que solo tener un sistema para saber cuánto se gasta al producir un determinado bien o servicio y cómo comercializarlo de una manera que permita cubrir con ellos.

Un esquema de costos es una herramienta determinante a la hora de establecer los planes de crecimiento y las asociaciones comerciales de una empresa. Ya que esta herramienta permite contar con los datos exactos para calcular el verdadero impacto de cada decisión dentro de la compañía, esto puede verse con claridad en la mayoría de ejemplos de costos de operación que existen en la mayoría de los libros especializados.

Poseer una herramienta que permita calcular con precisión costos de estructura y producción de una compañía trae consigo muchas ventajas entre las que podemos señalar:

Permite estudiar el crecimiento de la empresa

Para conocer el crecimiento real de una empresa, es necesario contar con herramientas administrativas que permitan estudiar las actividades de la empresa a través de elementos que puedan ser cuantificables. Y la estructura de costos de una empresa es ideal para este fin.

Ofrece los datos necesarios para establecer la rentabilidad de la compañía

La estructura de costos de una compañía ayuda a analizar la influencia y rentabilidad de las actividades de la misma, a través del estudio sistemático de cada uno de los elementos que intervienen dentro del proceso de fabricación y comercialización de los productos y servicios ofertados.

Ayuda a tomar mejores decisiones corporativas

Dentro del mundo empresarial, para tomar las decisiones más acertadas posibles es importante tener en consideración las posibles consecuencias que traerá consigo determinados cambios dentro de la estructura de la empresa. Por esto es que muchos expertos consideran la estructura de los costos como un componente vital dentro de cualquier plan estratégico.

Permite observar el desarrollo general de la empresa

Si se analiza un ejemplo de estructura de costos de una empresa, lo primero que salta a la vista son los gastos reales dentro de la empresa. Por lo tanto, es evidente que un esquema de costos es bastante eficiente para analizar los resultados de las políticas administrativas y gerenciales de una empresa, en especial en el área de las ventas y producción.

Sirve de base para la elaboración de nuevos proyectos

Es importante siempre tener muy presente la estructura del estado de costos de producción y ventas de la empresa al momento de estudiar la posibilidad de dar inicio con un nuevo proyecto. Cada actualización o cambio dentro de la estructura de una compañía, exige un replanteamiento total de la estructura de costos de la misma con el fin de poder garantizar la rentabilidad de cada proyecto ante todo.

Los elementos de la estructura de costos

Es lógico que algo tan delicado como una estructura de costos de una empresa requiera de ser realizado con extrema precisión y teniendo en consideración muchos elementos tanto internos como externos. Sin embargo, lo cierto es que establecer los gastos y costos de una empresa no es un proceso tan complicado una vez se entiende bien en qué consiste realmente un esquema de costos.

El verdadero secreto consiste en aprender a identificar los elementos propios de una estructura de costos. Una vez son reconocidos dichos factores, resultará mucho más fácil y preciso ejecutar un desglose de costos para un posterior análisis de la situación actual de la compañía.

Toda estructura de costos debe de contar con dos elementos claves para facilitar la redacción de informes generales que ayuden a la junta directiva a conocer cuál es la situación actual dentro de la compañía. Y estos son:

Costos fijos

Dentro de la estructura de costos de una empresa, los costos fijos son aquellos que están representados por los gastos constantes que posee la compañía que no están sujetos a los resultados de la venta y comercialización de los bienes o servicios que esta produce.

A decir verdad, muchos de los ejemplos de gastos de una empresa que se encuentran en libros especializados están diseñados como un esquema de costos fijos para señalar cómo los factores externos a la empresa pueden influir sobre las actividades que realiza la misma y en el precio final de producto.

Alguno de los costos fijos que posee una compañía pueden estar representados por:

Costos directos

Hablar de costos directos dentro del esquema de costos de una empresa, es hacer una referencia a los gastos relacionados con factores como la mano de obra, alquiler de equipos y los costos generales de producción.

Costos indirectos

En los costos indirectos podemos encontrar todos los gastos que no están relacionados directamente con la producción de los bienes y servicios que comercializa la empresa como puede ser el alquiler del espacio, la luz o el servicio de telefonía de la empresa. En muchos libros, se hace mucho énfasis en cómo los gastos indirectos son determinantes a la hora de definir la estructura de precio de una empresa.

Costos operativos

También conocidos como costos de funcionamiento, aquí se encuentran todos los gastos relacionados con el uso de los equipos de producción durante una jornada normal de trabajo.  El mantenimiento de los equipos y la renta de las oficinas son dos excelentes ejemplos de costos operativos dentro de la estructura de costos de una empresa.

Costos variables

En los costos variables dentro del esquema de costos, podemos localizar todos los gastos de una compañía que surgen como resultado de todas las actividades requeridas para que la misma sea capaz de ofertar sus bienes y servicios dentro del mercado.

Por lo general, estos elementos son los que pueden percibirse con mayor facilidad dentro de la estructura de costos de un producto. Esto se debe a que por lo general, los costos variables son gastos que están muy asociados con elementos como la rentabilidad y la demanda de los bienes o servicios que ofrece la empresa.

Ahora, si hablamos de ejemplos de costos variables dentro de la estructura de costos de una empresa podemos encontrar:

Costos controlables

Justamente como el nombre lo indica, los costos controlables son todos aquellos gastos sobre los cuales la empresa tiene total control como pueden ser los bonos de productividad o el aumento en la nómina de empleados.

Costos no controlables

Muchos ejemplos de elementos de costos de producción que se encuentran en libros especializados están directamente relacionados con este tipo de gastos. Los costos no controlables son aquellos gastos relacionados con los servicios que otras compañías le presentan a la propia empresa como el acceso a internet o la publicidad.

Costos hundidos

Cuando se hace referencia a los costos hundidos dentro de la estructura de costos de una compañía, se habla de aquellos gastos que surgen como consecuencias de decisiones directas de la junta directiva y que no podrán ser recuperados a futuro. Algunos buenos ejemplos de costos hundidos son la compra de equipos nuevos o la ampliación de los servicios de posventa que ofrece la empresa.

Pasos fundamentales para definir una estructura de costos

Algo que siempre hay que tener muy presente es una de las principales características de un esquema de costos, es que el mismo tiene que ser capaz a adaptarse a los gastos reales de la empresa. Pero aunque es evidente que hay una gran diferencia entre los ejemplos de costos y gastos de una empresa de servicios y los de una empresa que elabora un producto específico, lo cierto es que la estructura de costos de ambos poseen elementos comunes.

Para definir y diseñar una estructura de costos lo primero que siempre hay que tener muy presente es cuáles son los elementos indispensables dentro del sistema de trabajo de la empresa en un día normal.

También, es vital tener muy presentes los tipos de costos y gastos que puede llegar a tener una empresa y cómo esto influye en algunos elementos como el valor del producto o servicio que la misma ofrece a sus clientes.

Una compañía es un enorme ecosistema en donde todos cada uno de los factores que conviven dentro de ella tiene que coexistir de forma armónica para poder alcanzar los resultados establecidos por la directiva. Y la manera más efectiva de estudiar la relación entre las actividades que realizan la empresa y los beneficios que la misma obtiene de ellos es mediante una estructura de costos.

Si se estudia con cierto detenimiento un ejemplo de costo de un proyecto, notaremos que este esquema de costos es extremadamente preciso, y al mismo tiempo presenta los resultados en una estructura que es fácil de entender. Por lo tanto, es lógico suponer que para diseñar una estructura de costos se tiene que:    

1. Conocer bien los requerimientos del mercado actual

Dentro del mundo corporativo nada es dejado al azar, por eso un paso fundamental para definir la estructura de costos de una empresa es conocer bien el sector del mercado y las condiciones que el mismo plantea a las compañías que compiten dentro de él.

Cuando hablamos específicamente del esquema de costos, lo mejor que se puede hacer en estos casos es buscar algunos ejemplos de costos de productos y analizar cómo cada uno de los elementos que intervienen dentro del proceso de fabricación del mismo terminan por verse reflejado en el precio total del bien o servicio ofertado.

2. Desglosar todos los factores que interviene en la producción

Es bien sabido por todos nosotros que para elaborar un producto, es necesario cumplir con una serie de tareas para que el mismo pueda considerarse listo para ser lanzado al mercado. Pues lo cierto es que cada uno de esos pasos involucra un gasto para la empresa, el cual debe aparecer reflejado en la estructura de costos de la misma.

Incluso cuando hablamos de compañías que ofrecen un servicio específico, todos y cada uno de los pasos requeridos para facilitar dicho servicio involucran una inversión de tiempo y recursos que la empresa tiene que reponer.

3. Definir los costos fijos y los costos variables

Algo que puede detectarse con facilidad en cualquier ejemplo de estructura de costos que aparecen en libros y sitios webs especializados es que dentro del esquema de costos, todos los gastos de una empresa están divididos según la naturaleza de los mismos.

Los costos fijos y variables son una constante dentro de los procesos de fabricación, producción y comercialización de los bienes y servicios. Por lo tanto, es importante que cada uno de ellos esté claramente representado dentro de la estructura de costos de la empresa.

4. Calcular la utilidad marginal

La utilidad marginal dentro de una estructura de costos de una empresa, es un elemento que está representado por la ganancia real que la compañía obtiene una vez concluido el proceso de comercialización de los bienes y servicios que esta ofrece.

Pero a pesar de lo que muchos podrían llegar a pensar, la utilidad marginal de una empresa no es un precio que se establece de forma arbitraria. Como todo elemento que sale reflejado dentro del esquema de costos, este cálculo surge del estudio minucioso de los gastos reales de la empresa.

5. Establecer los objetivos y las metas corporativas

Finalmente, antes de comenzar a elaborar una estructura de costos de manera formal, es importante establecer con claridad los objetivos y metas de la compañía.

Un plan estratégico para una empresa debe estar diseñado alrededor de objetivos prácticos que la empresa es capaz de cumplir con los recursos que poseen. Y el mejor modo de evaluar la rentabilidad de cada nuevo proyecto, es conociendo bien los gastos que aparecen reflejados dentro del esquema de costos de la empresa.

Ejemplos de tablas para establecer una estructuras de costos

A pesar de que la estructura de costos de una empresa es una herramienta diseñada para específicamente para reflejar todo lo relacionado con los gastos generales de una empresa, existen diferentes formas de graficar dichos elementos.

Un principio fundamental de cualquiera de los ejemplos de costos de una empresa, es que los mismos deben ser presentados de una forma que resulte fácil de leer, interpretar  y analizar. Esto es una característica crucial de cualquier esquema costos, en especial para aquellas empresas que apenas están empezando a darse a conocer dentro del mercado actual.

Cuando hablamos específicamente de los tipos de estructura de costos que son utilizados por la mayoría de las empresas en la actualidad, podemos encontrar los siguientes 3 modelos:

Esquema de costos básico

Como su nombre lo indica, se trata de un esquema de costos muy general el cual sirve para brindar una perspectiva más global de los gastos actuales de la empresa.

Estructura de costos de empresa que ofrece servicio de internet
Concepto	Cantidad	Unidad	Costo Unitario	Costo Mensual
Trabajadores
Gerente general	1		25.000	25.000
Supervisores de ventas	2		18.000	36000
Equipo de atención al cliente	5		10.000	50000
Soporte técnico	5		10.000	50000
Costo total	161.000
Equipos de trabajo
Computadoras	13		15.000	195000
Teléfonos de oficinas	10		10.000	100000
Banco de datos	1		50.000	50000
Costo total	345000
Costos fijos
Alquiler de oficina	40	M²	5.000	200000
Servicio de telefonía fija	1		80.000	80000
Servicio de internet	25	Mbps	55.000	1375000
Luz	721	Kilowatts	3,8	2739,8
Agua	516	Litros	5,12	2641,92
Costo total	1660381,72
Costos variables
Gastos de oficinas	16		18,452	295,232
Repuestos	4		16.000	64000
Costo total	64295,232

Por lo general, este tipo de esquema es comúnmente utilizado para describir los costos de una empresa de servicios. Esto se debe a que esta herramienta permite una visualización más organizada de los costos fijos y variables de la empresa y su influencia sobre cada uno de los pasos necesarios para brindarles las respectivas facilidades a los clientes.

Esquema de costos según el modelo cambas

Dentro del mundo empresarial, no existe un sistema más preciso y fácil de interpretar como el modelo Canvas de estructura de costos.

Modelo Canvas de un Taller Mecánico
Asociaciones Calves *Distribuidor de piezas * Empresa de vigilancia * Responsables del mantenimiento general  de los equipos	Actividades Claves *Mantenimiento y reparación  de vehículos *Chequeo  del funcionamiento *Asistencia y consultoría	Propuesta de Valor * Atención al cliente. * Rapidez y eficiencia. * Trato personalizado. *Equipos de última tecnología.	Relación con los Clientes * Asesoría telefónica * Asistencia general * Venta de repuestos * Chequeo gratuito	Segmento de los Clientes * Vehículos particulares *  Vehículos de uso industrial * Transporte público * Camiones de carga larga
Recursos Claves * Local físico con fácil acceso para los vehículos. * Equipos especializados.	Canales * Local físico * Asistencia telefónica * Medios digitales
Estructura de Costos *Mano de obra    * Materiales * Herramientas    *Salarios * Servicios             * Seguros *Maquinaria	Flujo de ingresos * Reparación de fallas mecánicas      * Asistencia telefónica * Venta de repuestos     * Mantenimiento general de vehículos

La simplicidad de esta herramienta, no solo hace que sea mucho más fácil comprender la influencia de cada uno de los elementos señalados dentro de la estructura de costos. Si no que también, es de gran utilidad para examinar la rentabilidad de cada uno de los objetivos y metas corporativas establecidos por la junta directiva.

Esquema de costos por departamento

Una estructura de costos por departamentos es una herramienta utilizada con mayor frecuencia dentro de las empresas que se encargan de diseñar, fabricar y comercializar productos físicos.

Estructura de costos del departamento de marketing
Concepto	Cantidad	Unidad	Costo unitario	Costo mensual
Sueldos
Encargado de departamento	1		21.800	21800
Supervisores generales	2		18.000	36000
Ejecutivo de cuentas	2		15.000	30000
Equipo creativo	4		12.550	50200
Diseñadores gráficos	2		12.550	25100
Costo total	163100
Equipos y Herramientas de trabajo
Microsoft Office	1	Software	18.700	18700
Paquete Adobe	1	Software	20.950	20950
Equipo fotográfico	5	Unidad	13.000	65000
Costo total	104650
Costos Fijos
Alquiler	12	M²	8,52	102,24
Luz	517	Kilowatts	16,12	8334,04
Agua	309	Litros	10	3090
Costo total	11526,28
Costos Variables
Actualización del sistema	1	GB	32,08	32,08
Artículos de oficina	25	Unidad	9,4	235
Costo total	267,08

No hace falta ser un experto en administración para entender que cada una de las etapas de fabricación y comercialización de un producto representa un gasto para la compañía. Y el esquema de costos por departamento, es un sistema ideal para detallar cómo se reflejan cada uno de estos gastos en una parte específica de la empresa.

Para alcanzar el éxito dentro del mundo corporativo es necesario entender cómo cada una de las decisiones que se toman influyen sobre el sistema de trabajo de la compañía, y la herramienta más precisa para estudiar dichos cambios es la estructura de costos. Como hemos visto a lo largo de este artículo el esquema de costos es mucho más que solo una tabla para analizar gastos, se trata de un sistema que permite registrar toda la información necesaria para identificar el estado actual de la empresa y el impacto real de cada iniciativa que se establece a nivel administrativo.