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De acuerdo con un informe publicado por la periodista de datos Rosa Fernández en Statista, es posible comprobar cómo las previsiones para la facturación del segmento integrado por los ERP (enterprise resource planning), experimentaron un aumento con respecto a períodos anteriores, llegando a rondar los 97.000 millones de dólares en 2024. Y es no es de extrañar, ya que cada vez son más las empresas que apuestan por incluir un software erp en su plantilla.
No obstante, es preciso reconocer que, en España algunas Pymes aún se resisten a implantar este tipo de software en su ADN. Especialmente las más pequeñas, cuya gestión continua siendo bastante rudimentaria.
En la actualidad, muchas pymes aún dependen de procesos manuales para realizar su contabilidad y el seguimiento diario de sus actividades, o utilizan hojas de Excel desorganizadas y con datos duplicados, que dan lugar a errores y confusiones.
No se dan cuenta ce que en el ambiente tan competitivo que nos envuelve, es fundamental para cualquier negocio, independientemente de su tamaño, avanzar hacia la centralización de su información mediante sistemas ERP.
Solo así podrán aprovechar plenamente el valioso recurso que representa la información empresarial. Pero veamos a continuación en qué consisten los ERP y todo lo que pueden hacer por cualquier organización, sin importar su tamaño o en qué sector desarrolle su actividad.
¿Para qué sirve un ERP?
Tras las siglas ERP se esconden un conjunto de herramientas integradas que facilitan la gestión de los distintos departamentos y funciones de una compañía, englobando desde las ventas y compras hasta la logística, los recursos humanos, las finanzas y la la facturación.
Se trata de un sistema de administración centralizado, compuesto por módulos diseñados específicamente para cada área del negocio.
¿Cuál es su funcionamiento?
- En un ERP, la información se encuentra centralizada y actualizada, para que todos los departamentos accedan a los mismos datos. Con ello, se elimina el viejo problema de que la información sobre un cliente o empleado varíe dependiendo de la base de datos que se consulte dentro de la propia empresa.
- Igualmente, al estar estructurado de forma modular, cada departamento cuenta con su propia «versión personalizada del ERP», adaptada a sus requerimientos y operaciones. De este modo, cada compañìa puede seleccionar los módulos que realmente necesita, sin verse obligada a adquirir el sistema completo.
- Asimismo, las organizaciones tienen la posibilidad de definir diferentes roles y niveles de acceso según el tipo de usuario. Resulta obvio que no todos los empleados necesitan acceder a la misma información para llevar a término su rutina diaria.
- Por último, es importante mencionar que cada vez son más los ERP que proporcionan versiones, ya sea parciales o completas, en la nube, un tipo de solución que atrae a numerosas empresas a la hora de pagar solo por las funcionalidades que necesitan en cada momento.
¿Por qué son tan buena idea los ERP?
A grosso modo, un ERP optimiza procesos, mejora la toma de decisiones y aumenta la eficiencia operativa, facilitando la automatización de tareas y potenciando el tiempo de los empleados encargados de la gestión.
También asegura que la información esté bien organizada fomentando el uso del dato único, es decir, podrás estar seguro de que la información en un ERP no se repite en múltiples hojas de cálculo, dando lugar a malentendidos.
Optimización de procesos
La información suele estar accesible en todo momento para los diferentes departamentos de la empresa, si así se decide.
Por ejemplo, cuando un vendedor realiza una venta y emite una factura, este documento estará disponible tanto para el director comercial que lo supervisa como para los equipos de contabilidad y finanzas, e incluso para la dirección, que podría necesitar evaluar el rendimiento del negocio en cualquier instante.
Toma de decisiones
Es un hecho demostrado que un buen ERP, en combinación con business intelligence (BI), facilita la generación de informes que proporcionan a la dirección de la empresa una visión clara del estado diario del negocio.
Qué producto se vende más y cuál se está dejando de comercializar, o en qué zonas la actividad es más fuerte y en cuáles pierde empuje.
Automatización de tareas
Gracias a los automatismos de un ERP, los empleados se verán liberados de tediosos trabajos repetitivos y manuales.
Sin duda, es una excelente manera de que las empresas ganen en productividad y eficiencia.
ERP y el departamento de Recursos Humanos (RRHH)
El ERP como programa de recursos humanos, se ocupa de automatizar la gestión del personal, desde el reclutamiento hasta el ciclo laboral. Haciendo uso de este recurso, tu empresa conseguirá gestionar mejor a su equipo y aumentar la rentabilidad.
No hay que perder de vista que el de departamento de Recursos Humanos, funciona como un hilo conductor entre el resto de secciones que componen una organización, conectando todas la áreas para que todo el engranaje de la empresa trabaje en armonía.
¿En qué debes fijarte a la hora de elegir tu ERP?
¡He ahí la cuestión! Esta es la pregunta que se hacen a diario muchas empresas que quieren dar el salto al ERP o mejorar la solución que tienen desplegada actualmente. Además, la respuesta se complica porque existen una gran pluralidad de proveedores de ERP en el mercado.
Para que vayas haciéndote una idea, aquí te dejamos algunos puntos que pensamos que deberías contemplar mientras resuelves qué hacer.
- Experiencia del proveedor.
- Escalabilidad y flexibilidad de la solución.
- Facilidad de uso.
- Política de mantenimiento y atención al cliente del proveedor.
- Módulos y funciones necesarios.
- Tamaño de la empresa.
- Precio.
Aunque si lo prefieres, también puedes optar por solicitar el asesoramiento de un experto equipo de profesionales como el que encontrarás en Cegid, una plataforma segura y confiable que cuenta con una amplia trayectoria en el sector. ¡Tú decides!
