Metodologías de trabajo: qué son, ventajas, ejemplos y cómo desarrollar las mejores metodologías de proyecto

También reconocidas como practicas de trabajo, las metodologías de proyectos son las acciones físicas utilizadas para realizar las tareas programadas en función de un objetivo empresarial u organizacional. Con las metodologías de proyectos se reordena el talento y potencial de un negocio al tiempo que se reducen riesgos que empañen el éxito. Pero tomemos el tiempo para comprender más minuciosamente qué es una metodología de trabajo, en qué consiste la metodología de cascada entre las más populares, importancia de la metodología de trabajo en equipo y cómo desarrollar una metodología de manera exitosa.

¿Qué es metodología de trabajo?

Las metodologías de trabajo o de gestión de proyectos son un conjunto de procesos que se utilizan para planificar y ejecutar metas y objetivos especialmente en empresas y organizaciones. Es considerada una hoja de ruta específica y detallada de cualquier proyecto, en la que se enumera los pasos o pautas a seguir, así como las técnicas y actividades necesarias para alcanzar el éxito. 

El diseño de una metodología permite adoptar un enfoque concreto y rígido del logro, a través de la aplicación de un sistema  de prácticas, técnicas, procedimientos y reglas utilizadas por quienes trabajan en una disciplina. Existe un amplio abanico de opciones de lo que qué significa metodología, que funcionan para diferentes proyectos y que utilizan diferentes estrategias de desarrollo de ideas y de resolución de problemas durante el transcurso de un proyecto.  

Los primeros vestigios de la aplicación informal de qué es metodología de un trabajo o cómo realizar una metodología de trabajo fueron en los campos de ingeniería, construcción y defensa militar, pero fue a partir de 1950 que los diseños formales y disciplinados de gestión de proyectos comenzaron a aprovecharse y a generalizarse entre las organizaciones para la administración encauzada de los trabajos de empresas.

Características de las metodologías aplicadas en un proyecto

Pensar en atraer a su organización un renovado cambio o en cómo hacer una metodología de trabajo que mejore los procesos de producción, rendimiento y rentabilidad es sumarse al camino adecuado para el futuro de tu negocio o empresa. Los proyectos brindan la oportunidad de un verdadero desarrollo y gestión del cambio, es el viaje de una organización para reflejar y definir su futuro. Sin embargo, existen ciertos principios a seguir y ciertas características que un proyecto debe cumplir para impulsar al éxito los resultados y los trabajos con empresas.

Desarrolla la colaboración

Los miembros capitalistas o dueños de empresa deben trabajar en colaboración con los gerentes de proyectos y mandos intermedios, quienes como parte interesada deben tener un sentido de propiedad y compromiso con los objetivos planteados. El trabajo colaborativo en la metodología de un proyecto da acceso a un número superior de ideas y fomentará la cultura del trabajo en equipo en la organización.

Alienta el progreso

Activar la voluntad, el interés así como el sentido de propiedad o identidad de los participantes en el proyecto, se logra a través de la concreción clara y comunicación de los beneficios que cada una de las partes recibirá con el desarrollo de metodología del trabajo, por ejemplo: 

Para los empleados habrá un impacto directo en su capacidad para entregar productos de trabajo de alta calidad, para cumplir con los plazos; aprender nuevas habilidades y abordar el trabajo de manera planificada.

Para los gerentes de programas o metodólogo una buena metodología para un proyecto les aportará las bases hacia un equipo de alto desempeño, podrán elaborar proyectos con una mayor probabilidad de éxito; Jerarquizar funciones y asignar responsabilidades definidas; además de medir resultados y rendimiento.

Para el personal corporativo o ejecutivos obtendrán una estructura gerencial mejorada en cuanto a comunicación y expectativas, además del desarrollo comercial y competitivo, verán el desarrollo de capacidades futuras de los empleados de alto rendimiento y las pistas de liderazgo. 

De fácil implementación

Aunque se espere que su impacto en el beneficio sea importante y perdurable, todo proceso de implementación de una nueva metodología de proyecto debe perturbar en menor medida la cultura y ambiente laboral. El proceso de implementación o la metodología a utilizar en un proyecto debe ser simple y adaptable, es decir, debe ser sencillo en la explicación, intuitivo en la práctica y verificable en el cumplimiento.

Tipos de metodología utilizada en un proyecto

Existen miles de de metodologías para elegir y, cada surge una nueva propuesta con todo su conjunto también de novedosas reglas, principios y prácticas. Pero el proceso a escoger claramente debe depender de los objetivos, que en su mayoría son los de maximizar el uso de los recursos y el tiempo. También es importante tomar en cuenta que no existe una metodología perfecta para un proyecto, pues estos también varían en sus requisitos. Estas son algunas de las metodologías más populares en la actualidad:

Metodología Agile

Permite que el trabajo de equipo en las empresas se desarrolle en  cortos períodos de tiempo, por lo que es más fácil atender cualquier giro en el proyecto o cambio de opinión de parte de un cliente en medio de la creación de un producto. Es decir las prioridades se cambian en la medida que cambian las expectativas y los requisitos. Es una de las metodologías de gestión más populares, pues es de fácil adaptación a los proyectos repetitivos, por ello las demandas y las soluciones durante el proceso evolucionan a través del esfuerzo colaborativo de los equipos multifuncionales organizados y los clientes. 

Fue creado para el desarrollo de software y para atender las insuficiencias del método Waterfall, el cual no respondía al movimiento constante y altamente competitivo de la industria. Su estructura fomenta el desarrollo iterativo, la colaboración en equipo y el reconocimiento de cambios.

Características:

• Altamente adaptable al cambio.
• Su objetivo es finalizar lo más rápido posible.
• Flexibilidad en cuanto a control y apego al plan.
• Se centra en esfuerzos reiterados y progresivos.
• Usado especialmente en el desarrollo de software.

Metodología Kanban

Este es otro marco Agile popular en versiones con equipos colaborativos y de autogestión, pero a diferencia de otras metodologías esta se enfocan en un proceso cíclico y un flujo de trabajo optimizado, visualizándolo con un tablero que establece un límite en la cantidad de trabajo en progreso y analizando las posibles mejoras a realizar.

Esta idea se desarrolló en la línea de producción de las fábricas de Toyota durante los años 40, que tiene como objetivo otorgar resultados de alta calidad dibujando una imagen del proceso de flujo de trabajo que permita identificar las fallas del proceso de desarrollo desde el comienzo. Logra la eficiencia mediante el uso de señales visuales en las etapas del proceso, como el caso de un tablero, tarjetas y carriles.

Características

• Maneja un estilo esencialmente visual.
• A través de tableros organiza los proyectos y límites de acceso de los usuarios.
• Las tarjetas o listas sirven para organizar tareas y otros elementos pendientes.
• El movimiento de las cartas en el tablero representa el estado.
• Los miembros del equipo se asignan a las tarjetas para su propiedad y discusión.

Metodología Waterfall

Waterfall es denominada así por su enfoque en dirección de cascada, de arriba hacia abajo para la gestión de proyectos y es uno de los procesos más tradicionales de diseño lineal y secuencial. Durante las primeras etapas de un proyecto se describen todos los pasos por adelantado, incluidos el cronograma, el alcance y el presupuesto. La mayor cantidad de tiempo se dedica a la planificación para establecer los requisitos y minimizar los riesgos.

Esta metodología de gestión enfatiza que solo se puede pasar a la siguiente fase de desarrollo una vez que la fase actual se ha completado, en el siguiente orden: requisitos del sistema y software, análisis, diseño, codificación, pruebas y operaciones. Se originó en la industria de la fabricación y construcción y se conoció por primera vez a través de un artículo escrito en 1970.

Características

• Altamente controlado.
• Requiere que cada fase esté completa para pasar a la siguiente.
• Incluye gran cantidad de documentación.
• Se centra en la precisión de las áreas de alcance definidas.

Metodología Scrum

Scrum es otro ejemplo de submetodología Agile, en la que los equipos acumulan tareas con plazos realistas en torno a la duración del sprints de 30 días y sesiones de scrum mensuales. Durante un sprint de Scrum, se llevan a cabo reuniones diarias en las que cada equipo informa sobre lo que logró el día anterior, en qué trabajarán ese día y cualquier obstáculo que les impida completar una tarea. También para revisar el rendimiento y los logros.

Scrum se compone de cinco valores: compromiso, coraje, enfoque, apertura y respeto. Su objetivo es desarrollar, entregar y mantener productos complejos a través de la colaboración, la responsabilidad y el progreso reiterativo. Es aplicable especialmente en equipos colaborativos, dedicados, sin presupuesto de materiales y tiempo muy limitado.

Características

• Altamente colaborativo.
• Fomenta la organización y la comunicación de equipo.
• Consiste en sprints o repeticiones, es decir bloques de tiempo repetibles de pocas semanas dedicadas a áreas del proyecto.
• Usado usualmente en desarrollo de software.

Metodología Lean

Esta metodología promueve aumentar el valor para el cliente mientras reduce el desperdicio,    y lo logra mediante el uso de menos recursos. Surgió en la industria manufacturera japonesa,   comprobando que a medida que se eliminan los restos, se mejora la calidad y se reducen los tiempos y costos de producción.

Implementa un flujo de proceso optimizado que elimina residuos en productos, servicios, transporte, inventarios, etc. La metodología Lean identifica tres tipos de residuos; denominadas las 3M.

• Muda: se trata de eliminar los desechos o actividad que no agregan valor, como pérdida tiempo o recursos.
• Mura: se trata de eliminar variaciones en la programación y operación para que todo fluya de manera uniforme, asegurar  que el tiempo de trabajo de cada departamento sea el mismo.
• Muri: se trata de eliminar la sobrecarga para que nada se ralentice, puede ser una carga de estrés innecesario a los empleados, una mala organización, formas de trabajo poco claras o el uso de herramientas incorrectas.

Ejemplos de metodologías de trabajos

Dependerá del tipo, el tamaño y la naturaleza de un proyecto la selección de las metodologías adecuadas, estos son algunos ejemplos que han funcionado exitosamente en empresas de todo tipo, especialmente relacionadas al desarrollo de tecnologías y de mercado:

Ejemplo de proyecto Waterfall

Es una metodología adaptable a proyectos con alto grado de complejidad o interdependencia entre las partes.

Este ejemplo de metodología de trabajo, se observó durante la administración de un proyecto para producción de componentes de software adaptado a un sistema de misiles guiados de buque de guerra, la metodología de cascada aseguró que se cumplieran con los parámetros de tiempo, calidad y costo.  Los requisitos de software fueron claros y precisos, incluso las interfaces con otros sistemas. 

Ejemplo de proyecto Agile

Esta metodología es ágil debido a su flexibilidad, las necesidades del proyecto se van descubriendo con el tiempo.

Con el método Agile se establecieron las reglas comerciales para la oferta de nuevos productos y los cambios para un producto existente. A medida que el equipo autogestionado escribía las historias de usuario para el proyecto, se descubrieron cambios añadidos que fueron abordarlos con facilidad y rapidez.

Ejemplo de proyecto Kanban

Esta es una metodología excelente para trabajo de creación de contenido y de diferentes tipos escritos elaborados a través de un proceso que contempla pasos como entrevistas, redacción, edición, revisión y aprobación, y publicación.

Las columnas son ubicadas en los denominados tableros Kanban para cada cliente, también se aclara el momento y dónde se debe mover una tarjeta en función de su canalización. Así resulta sencillo el avance y cumplimiento de cada objetivo, las tareas pendientes y el trabajo  retrasado.

Ejemplo de proyectos Scrum

Es una metodología idónea para el desarrollo de software en equipos grandes o pequeños. Los standups diarios o scrums permite la comunicación entre equipos, para identificar retrasos y juzgar con precisión el trabajo a cumplir durante cada ciclo de sprint.

Otro ejemplo de metodología de un trabajo hizo que la estrategia empresarial lograra equipos más fuertes, rápidos e inteligentes. Colabora que el lanzamiento de funciones y productos sea más eficaz con la entrada de clientes y partes interesadas externas durante todo el proceso.

Cada día se crean miles de metodologías de trabajo para el despliegue exitoso de miles de proyectos en diversidad de empresas e industrias. Sus procesos y formas  de administración, atienden demandas y necesidades específicas que hacen aún más variables el contenido de esas metodologías de proyectos. Así que elegir la más adecuada para la gestión empresarial resulta una tarea que requiere dedicación y un esfuerzo continuo para encontrar mejoras constante.