Niveles de gestión: definición, funciones y ejemplos de todos los niveles de administración (operativo, táctico, estratégico…)

Un sistema organizacional depende de los niveles de gestión para garantizar la obtención de resultados óptimos. Estos niveles de administración están compuestos por unidades que se encargan de mantener el flujo de los procesos en la organización, en torno a un plan global. Este plan se organiza a través de tres niveles de organización empresarial: nivel estratégico, táctico y operativo. Si uno de los niveles de administración en una organización falla, toda la estructura se resiente, perdiendo sus objetivos y capacidad de respuesta ante los imprevistos.

Nivel estratégico

En los niveles de una empresa, la estrategia se ve conformada por la visión organizacional. Es también conocido como nivel superior.
Es uno de los niveles de gestión empresarial que exige mayor precisión, ya que orquesta el plan de la organización. Las decisiones del nivel estratégico afectan a toda la estructura, sin embargo delega la dirección de las actividades diarias a otro nivel de gestión.

Funciones

La función principal del nivel estratégico o superior es observar la organización como una sola unidad. De tal manera que pueda trazar un objetivo principal por alcanzar con la suma del trabajo de cada una de sus partes.

Como segunda función, se encarga de definir una estrategia trazada en dos tiempos: mediano y largo plazo. Con esta perspectiva en el horizonte, se establece un plan detallado que luego se ejecuta en los otros niveles de la organización en administración.

Los integrantes del nivel superior también tienen entre sus funciones evaluar resultados globales y tomar decisiones. Generalmente, los ejecutivos cuentan con habilidades extraordinarias para conceptualizar los objetivos perseguidos por la organización, especialmente en lo concerniente al sector industrial.

Otra de sus funciones es tomar decisiones financieras globales. Una mala decisión en términos económicos, afecta directamente a toda la empresa.

Debido a sus capacidades carismáticas y la experiencia obtenida durante su recorrido en la esfera ejecutiva, tiene la función de mantener una conexión constante con el resto de los niveles de administración organizacional.

Finalmente, en el nivel estratégico es fundamental que cada uno de sus gerentes sea íntegro y tenga confianza en sí mismo. De esta forma es reconocido como una autoridad en la organización.

Importancia

La competitividad y éxito de una organización depende de su sustentabilidad en el tiempo.

La capacidad de adaptarse, decidir la implementación de proyectos de innovación y trazar nuevos objetivos generales, dependen de la planificación estratégica en este nivel de gestión.

Asimismo, la importancia del nivel gerencial que dirige a la empresa radica en ser el ente que evalúa, ante los resultados, cuáles acciones tomar y cuáles no. En función del análisis de los mecanismos de control, toman decisiones que definen el rumbo que seguirá la organización.

Jerarquía

El rol estratégico lidera al resto de los niveles dentro de una empresa. Visto como un organigrama de árbol o en uno piramidal, el nivel estratégico se encuentra en la punta del nivel superior del diagrama. Por ser la cabeza de la organización, sus responsabilidades se distribuyen entre los gerentes de nivel superior. Con ello conforman el equipo ejecutivo, cuya influencia repercute en el resto de los niveles.

Actividades que desarrolla

• La actividad que desarrolla es la planificación estratégica organizacional.
• Determina un objetivo estratégico con visión de futuro.
• Se propone crear vías para materializar la razón de ser de la empresa.
• Trabaja en función de que la organización cree valor.
• Conduce a la organización, llevándola al camino rumbo a su objetivo cada vez que atraviese por dificultades operativas y financieras.
• Se anticipa a las necesidades del mercado, desplegando planes que hagan más robusto y valioso a su negocio.
• Introduce métodos innovadores que mejoren el nivel competitivo y hagan sustentable a la empresa.

Nivel táctico

El nivel medio de gestión es también conocido como táctico o nivel técnico. Se encarga de implementar una planificación ajustada al rol que cumple su departamento en función de alcanzar el objetivo general propuesto por el nivel estratégico.

Las decisiones de este nivel afectan directamente a su departamento. Una decisión errónea en esta línea administrativa repercute en la ejecución del plan general. Sin que esto signifique un golpe definitivo para toda la estructura organizacional.

De este nivel se obtienen servicios y productos que alimentan a los procesos internos de la organización.

También se diferencia del nivel estratégico porque sus tiempos de acción son a mediano plazo.

Funciones

La principal función del nivel táctico es enlazar los otros dos niveles organizacionales en una empresa. En otras palabras, es el vínculo entre el equipo directivo y los gerentes operativos.

Otra de sus funciones consiste en organizar planes que den solución a problemáticas crónicas que no se han podido solventar en el nivel operativo de una empresa.

Asimismo, plantea líneas de acción adecuadas a su departamento, en consonancia con el objetivo global de la empresa, su misión, sus valores organizacionales, etcétera.

Se encarga también de mantener viva la motivación y fomentar la disciplina para cumplir objetivos específicos, propios de su área administrativa.

También cumple con una función de orientación para el nivel operacional, brindándoles las herramientas que requieran para mejorar su desempeño.

Importancia

El nivel táctico es de suma importancia en una organización porque mantiene en los niveles medio y superior el enfoque del equipo directivo o gerencia estratégica.

De alguna manera, traduce y adapta el objetivo general n objetivos específicos adecuados a cada uno de los departamentos, divisiones y sucursales de la organización.

Para ello se enfoca en cumplir metas de tiempo, aumentando tanto como sea posible la calidad de sus productos y servicios que forman parte del proceso interno de una organización. Por ejemplo, el nivel táctico del departamento de mantenimiento debe procurar mantener las áreas limpias y operativas en todo momento para que los trabajadores cumplan sus procesos óptimamente.

En este sentido, el nivel táctico o medio le da un aire de importancia al unísono a cada departamento, sin los cuales la empresa se vería diezmada en su capacidad para alcanzar su meta principal.

También es relevante en cuanto a la trasmisión de valores gerenciales que deben verse reflejados en cada uno de los trabajadores de la empresa.

Jerarquía

El nivel táctico se encuentra en un punto intermedio dentro de la jerarquía organizacional. Visto en el diagrama de árbol o piramidal del organigrama, se encuentra por debajo del nivel estratégico y por encima del nivel operativo.

Está compuesto por gerentes de sucursales, departamentales y las gerencias generales. Solo toman decisiones inherentes a su departamento, conciliando el enfoque estratégico con el plan específico de su unidad.

Actividades que desarrolla

• Ejecuta planes organizativos que aportan a la consecución del objetivo general de la empresa.
• Define los objetivos del nivel estratégico bajo las estrategias propias de su departamento, sucursal o división.
• Mantiene el canal de comunicación entre el nivel ejecutivo y la gerencia operacional.
• Responde a los desafíos de cambios inmediatos cuando la alta gerencia ajusta el objetivo o implementa una línea innovadora.
• Mantiene el foco en la revisión de las evaluaciones continuas, con el fin de reforzar la premisa de que el esfuerzo de todos es valioso.
• Orienta a la gerencia operativa en función de mejorar el desempeño.
• Mantiene la armonía en el flujo de procesos internos.
• Plantea estrategias específicas para resolver problemas recurrentes en el nivel operativo.

Nivel operativo

A continuación, la definición de nivel operativo. Por su propia naturaleza, es también conocido como nivel de gestión diaria. Por su posición en la organización, es llamado nivel inferior, sin que esto signifique que carezca de importancia.

Al contrario, es el nivel que desempeña labores cotidianas con las que se desarrollan los planes de acción del nivel táctico. Con el tiempo, estas actividades diarias materializan el objetivo principal de la organización.

Funciones

Su principal función es ser el enlace entre las actividades internas de la empresa y el exterior. Es decir, ejecuta las fases de entrada y salida en el proceso industrial.

Los objetivos a corto plazo son trazados por el nivel de gestión encargado de las actividades cotidianas de la empresa. Así que se concentran en diseñar acciones detalladas que concentran al instante un escalón más hacia el objetivo definitivo planteado por el bloque de ejecutivos  estratégicos.

Es el principal contacto entre los empleados y la gerencia, por lo que se encarga de reclutar, seleccionar, contratar y entrenar al personal.

Del mismo modo, establece mecanismos de control diarios para que se lleven a cabo tareas específicas, diseñadas según el cargo que ocupa cada empleado. Como un mecanismo de reloj, cada engranaje debe encajar perfectamente para cumplir las metas a corto plazo.

También tienen como función velar por la maximización de la eficiencia, identificando vacíos y errores pequeños. De tal manera que puedan tomar acciones concretas para realinearse con el plan diseñado por la gerencia intermedia o táctica.

Importancia

Como se mencionaba anteriormente, el ser designado como nivel inferior no le resta importancia a la gerencia operativa. Al contrario, es el punto encargado de mantener el foco de la organización entre todos los integrantes de la empresa. En este grupo entran los gerentes operativos como encargados de instruir y dirigir a los líderes de equipo, supervisores y encargados de proyectos.

Por otra parte, constituye un escalafón del personal muy valioso en cuanto a que sus habilidades interpersonales y comunicativas se orientan constantemente a la optimización de procedimientos.

De forma innata se posicionan como líderes ante el personal general. Se les reconoce por su naturalidad y capacidad de proponer soluciones concretas, sin ser impositivos. Más bien, recurren al uso de la razón y la vía más directa para alcanzar los pequeños objetivos de cada día.

Jerarquía

El nivel jerárquico de control operacional se encuentra en la base de la pirámide organizativa. Si se observa el organigrama de diagrama de árbol, abarca su parte inferior, siendo además mucho más ancha que los niveles estratégico y táctico.

La terminología de nivel inferior es empleada para ilustrar el lugar que ocupa dentro de la organización, mas no indica que tenga menos importancia.

Sin embargo, es un nivel en el que se aprecia la mayor rotación del personal, ya sea por razones de abandono de la organización o por el ascenso a la gerencia intermedia.

Actividades y ejemplos de nivel operativo

• Escuchan, comprenden y solucionan los problemas planteados por los empleados.
• Mantienen un estricto control básico del personal, como asistencia y puntualidad, abordar problemáticas de ausentismo, negociar horarios, velar porque se cumpla el reglamento interno y las normas de seguridad.
• Vigila el estricto desempeño de metas diarias.
• Establece planes de actividades concretas para mejorar el ritmo laboral.
• Vela por el bienestar laboral del personal a su cargo.
• Mantiene la comunicación horizontal con otros gerentes de operaciones diarias.

• Revisa y mantiene el flujo de las operaciones que entran en contacto con el exterior a la empresa.

Los niveles de gestión empresarial corresponden a una cadena de trabajo según el lugar que ocupa cada gerente, su capacidad de toma de decisiones, el planteamiento de objetivos y el desarrollo de actividades para lograrlos. Es así como se diferencias los tres niveles de administración: el estratégico, el táctico y el operativo. Cada uno de ellos tiene su propia importancia. Asimismo, cada nivel ejecuta funciones específicas que mantienen el orden y dirección de la organización hacia la consecución de su objetivo general. Finalmente, contar con diferentes niveles de gestión le garantiza a la organización mantenerse centrada en sus fines y no en los medios para alcanzarlos.