Principio de Pareto: la regla 80 20 para triunfar en los negocios (qué es, ventajas, cómo usarla, ejemplos…) + guía ilustrada

A continuación se encuentra una guía útil y efectiva que permite entender el principio de Pareto o regla 80 20, qué es, ventajas y desventajas, cómo se usa, ejemplos de la ley Pareto a nivel empresarial, de emprendimiento, de negocios y cómo hacer un diagrama de Pareto 80 20 simple en Excel para triunfar en los negocios y en la vida.

¿Qué es el principio de Pareto 80 20?

El principio de Pareto o regla 80 20 en términos generales es una ley fundamentada en proporciones estadísticas basada en los estudios del economista Vilfredo Pareto, sustentados en sus investigaciones y análisis empírico llevado a cabo en Italia en 1.986 sobre la repartición de la riqueza. En este estudio, Pareto enunció una relación proporcional común, en donde la población se divide en dos grupos, uno mayoritario proporcional al 80 % y uno minoritario correspondiente al 20 %. El análisis clave que fundamenta el principio 80 20 es que, siendo la población minoritaria, el 20 %, a esta le pertenecían un 80 % de las propiedades y la población mayoritaria, el 80 %, tenía en su haber tan solo el 20 % de las propiedades y riquezas.

Por otro lado, Joseph Juran descubrió y fundamentó cómo esta relación es posible de ubicar en otras áreas, al establecer el sistema de los pocos vitales y los muchos triviales para una mejora de la calidad total, explicando que, si un problema tiene varias causas identificadas, el 20 por ciento de causas resuelven el 80 por ciento del problema.

En la actualidad, el principio de Pareto Juran es utilizado para mejorar el control de calidad, la productividad personal y empresarial, la administración de empresas, la vida personal y los negocios y emprendimientos.

Comprendiendo de dónde se origina y qué es el principio de Pareto, se explicará su funcionamiento y la importancia que tiene en el ámbito de la economía.

Cómo funciona en un sentido general la ley del 80 20

La teoría de Pareto o del 80 de 20, después de mucho análisis a nivel mundial, se ha ido extendiendo cada vez a más áreas de aplicación.

Para aplicarla se debe comprender cómo pensar en 80 x 20. La mente suele creer que, si se invierte el 50 por ciento en esfuerzo en una determinada situación, se recibirá el mismo beneficio de forma proporcional. Pero está demostrado por la teoría de Pareto que la verdadera proporción es de 20 80, siendo esta una relación proporcional entre causas y consecuencias. Solo un 20 por ciento del esfuerzo corresponde al 80 de las ganancias. O del 80 por ciento del tiempo invertido, un 20 % es el tiempo que realmente ha generado las consecuencias significativas.

De acuerdo al principio de Pareto o regla 80 20, para lograr mayor rendimiento o productividad en la vida o en los negocios es primordial identificar los factores que representan ese 20 por ciento de las actividades o acciones que generan mayor progreso o dificultad. Así se logra potenciar aquello que puede impulsar más las ventas de nuestro negocio, o generar mayor impacto a nuestro favor, optimizando el rendimiento a través de este análisis para lograr ser más eficientes.

Esta teoría sugiere que darle la misma importancia a todos los procesos o elementos es una estrategia menos efectiva dada la desigualdad, por lo que se debe observar y analizar en detalle el resultado de las acciones o procesos para determinar cuáles son los que generan mayores resultados favorables o, por el contrario, cuál es ese 20 por ciento de problemas que afectan a todo el proceso y enfocar así la atención en ellos.

Aplicando este conocimiento se pueden lograr grandes cambios en los resultados económicos y de productividad, por lo que es de gran relevancia como estrategia para impulsar las empresas y negocios.

Importancia del 80 20 en el ámbito de la economía

El cambio es una de las constantes principales del mundo económico actual, por lo que emplear estrategias que permitan aumentar la adaptabilidad y la mejora continua es un recurso indispensable para el éxito. Por ello, es frecuente el uso del principio de los “pocos vitales” o de la “calidad total”, principalmente aplicados a la optimización de los procesos en empresas y negocios.

Si se logran identificar los procesos productivos que generan mayor valor a una empresa, se puede implementar un enfoque que maximice las ganancias reforzando las actividades de mayor potencial. Es por esto que el principio Pareto resulta tan relevante a nivel económico. Además, permite entender cómo funciona la desigualdad y el desequilibrio en diferentes niveles para sacar así mayor provecho y rentabilidad.

Optimizar el esfuerzo y tiempo al centrarse en aspectos que generan grandes consecuencias en los procesos productivos es una de las mejores formas de potenciar una empresa al reforzar aquello que promueve visibles mejoras o resultados en el menor tiempo posible.

Ejemplos de aplicaciones del principio de Pareto a nivel empresarial

El Análisis de Pareto es una técnica que separa los “pocos vitales” de los “muchos triviales”. ¿Para qué sirve esto? Para, a través de análisis, generar clasificaciones de valor que permitan tomar mejores decisiones.

La ley de Pareto 80 20 en las empresas

A nivel empresarial, de emprendimiento o de negocios, se puede encontrar gran utilidad en la regla 80 20. Algunos ejemplos de situaciones en donde aplica este principio son:

• La mayoría de las ventas provienen del 20 % de los clientes.
• Existe un mínimo de productos que constituyen el mayor costo de un inventario.
• Solo un 20 % de los problemas son los que ocasionan la mayoría de los retrasos o inconvenientes que afectan a todo el proceso productivo.
• La mayoría de las ventas son ejecutadas por una minoría de vendedores.
• Solo un 20 % de los productos de un catálogo representan el 80 % de las ventas.
• El 20 % de los productos del inventario son los que ocupan más espacio.

De acuerdo a estas premisas, usando la ley de Pareto en ventas, es posible realizar los análisis adecuados que permitan poner el foco en aquellos elementos o “pocos vitales” que generan mayores beneficios, así como también realizar mejoras continuas que aumenten las ventas y la rentabilidad de la empresa.

¿Cómo aplicar la regla 80 20?

• Manteniendo contenta a la minoría de clientes que representan las mayores ventas.
• Aprendiendo de ellos y buscando clientes con necesidades similares.
• Analizando si los productos que representan el mayor costo del inventario también se encuentran dentro de los más vendidos.
• Atendiendo los problemas vitales que generan mayores consecuencias negativas en la empresa.
• Motivando más a los vendedores más productivos y permitiéndoles entrenar a otros vendedores.
• Así como enfocar la atención a los productos o servicios que representan el 80 % de las ventas generando para éstos mayor publicidad o mejorando su presentación entre un sinfín de posibilidades.

El principio de Pareto en la evaluación del rendimiento

Analizar el rendimiento de los empleados de una empresa es una de las variables más medidas considerando el alto impacto que tiene en la productividad y el éxito de una empresa. A continuación, se muestran algunos análisis que brindan una guía útil para aplicar el principio de Pareto:

• El 80 % del éxito de una empresa proviene del 20 % de sus empleados.
• El 80 % de los resultados significativos se obtienen en un 20 % del tiempo dedicado a trabajar.
• El 80 % de los recursos son empleados en un 20 % de los proyectos.
• El 80 % de los empleados suelen ser menos productivos que el 20 %.

Encontrar todos aquellos elementos que representan esas minorías o “pocos vitales” y poner en ellos mayor atención y tiempo es una forma de incrementar de forma progresiva la productividad y los beneficios de la empresa, emprendimiento o negocio al conocer más sobre ellos, aprender y aplicar estrategias que potencien o mejoren estos elementos.

Elementos a tener en cuenta para saber si se está aplicando la regla 80 20 correctamente

Para aplicar correctamente el principio de Pareto se utiliza su respectivo diagrama, que tiene el objetivo de mostrar o hacer relucir el orden de prioridades a atender de acuerdo a un problema o situación concreta.

El diagrama 80 20 Pareto consiste principalmente en definir cuál es el problema que se quiere tratar, desglosarlo y obtener así los puntos de mayor interés o prioridad para la toma de decisiones.

Los elementos principales a tener en cuenta para aplicarlo son:

• Determinar cuál es el problema que se va a analizar y las variables nominales involucradas.
• Tener un registro fidedigno de la frecuencia con la que se presentan estas variables.
• Y, por último, a partir de los datos, hacer adecuadamente el cálculo de la frecuencia, frecuencia acumulada y sus respectivos porcentajes.

Con esta información se obtiene el diagrama de Pareto que refleja cuál es el orden de importancia de las variables de acuerdo al problema planteado.

Ventajas y desventajas del principio de Pareto

Es fundamental comprender las ventajas y desventajas de la regla de Pareto para analizar objetivamente los resultados de este análisis y sus implicaciones.

Ventajas

El teorema de Pareto tiene múltiples ventajas en los negocios y en la productividad personal. Algunas de ellas son:

• Permite organizar causas y consecuencias para determinar el foco de mayor actividad, sea positiva o negativa, y así atenderlas por orden de prioridad en relación con el problema a tratar.
• Brinda la información necesaria para fomentar una mayor productividad.
• Disminuye el tiempo mal empleado y beneficia el logro de metas.
• Es una estrategia excelente para optimizar los recursos.
• Mejora el rendimiento de equipos de trabajo.
• Favorece la mejora continua en términos generales.
• Permite llevar un registro de la evolución de la empresa y de sus procesos al hacerlo progresivamente.

Desventajas

El principio de Pareto se usa comúnmente para determinar los problemas principales que deben abordarse, sin embargo, pueden observarse algunas limitaciones o desventajas:

• Depende completamente de los datos recolectados.
• Puede brindar información de cuál es el área donde se presentan mayores problemas, pero no brinda información sobre su gravedad.
• Una de las desventajas de los diagramas de Pareto es que no dan una idea sobre las causas base del problema, solo ayudan a determinar dónde se encuentran los mayores fallos.
• En muchas ocasiones es necesario realizar varios diagramas para acercarse, a través de la inferencia, al origen real de los problemas.
• Solo funciona con variables nominales, cualitativas.

Cabe destacar que, aun con estas desventajas, es una estrategia que resulta útil y ventajosa para abordar en primera instancia el análisis de problemas económicos y de calidad.

Cómo hacer un diagrama de Pareto simple paso a paso usando Excel

A continuación, se explica cómo hacer un diagrama de Pareto en 5 simples pasos:

1. Seleccionar el problema, causa o fenómeno a analizar. Se deben tener suficientes datos para poder realizar el diagrama sobre ese aspecto específico.

2. Crear una tabla de Excel para clasificar o agrupar las variables en categorías anotando la frecuencia en que ocurre cada una de ellas.

3. Organizar los datos en la tabla de Excel de mayor a menor de acuerdo a la columna de Frecuencia.

4. Calcular la frecuencia acumulada, porcentajes y porcentaje acumulado. La frecuencia acumulada es la suma de las frecuencias anteriores a la misma.

Se encuentra en la siguiente imagen una de las fórmulas que se pueden aplicar:

La celda B2 constituye la celda absoluta y la secuencia B2, B3, B4, B5 representan las celdas relativas. Se puede observar que la primera celda no cambia al ser la “referencia absoluta” y el segundo valor, “la celda relativa”, cambia a medida que se van sumando los valores, obteniendo así el resultado, la frecuencia acumulada de todos los datos.

Para calcular el porcentaje de cada frecuencia acumulada, se divide entre el 100 % el valor de la frecuencia por el total de las frecuencias. Esta sumatoria debe ser equivalente al 100 % si están correctos los cálculos.

El porcentaje acumulado es el valor único de la variable sumado al porcentaje de todos los valores anteriores.

5. Se crea el Diagrama de Pareto seleccionando la tabla de datos realizada y pulsando el icono de “Histogram” o “Histograma” seleccionando la opción señalada en la ventana de herramientas “Insert” o “Insertar”.

Y así se obtiene en la hoja de cálculo de Excel el Diagrama de Pareto, listo para ser analizado, utilizado para presentaciones, informes y más.

En conclusión, el principio de Pareto Juran o regla 80 20 es una herramienta que se aplica para analizar causas y consecuencias, que aporta un punto de partida beneficioso al ayudar a establecer los pocos vitales o esenciales de diversas situaciones y el orden de prioridad en que se deben abordar para mejorar de forma significativa en cualquier área. El efecto de los pocos vitales en la vida diaria es que brinda la oportunidad de obtener mejores resultados, aplicando la regla del 80 20 en el trabajo y para el crecimiento personal, procurando colocar el esfuerzo en mejores o más útiles actividades haciendo un mejor uso del tiempo, el recurso más invaluable de todos.