Tipos de documentos legales: cuáles son, partes, usos y ejemplos de todos los tipos de documentos administrativos

De los negocios jurídicos que celebran las personas a diario, surgen distintos tipos de documentos administrativos y legales que sustentan las relaciones y obligaciones que se desprenden de ellos. ¿Pero, para qué sirven los documentos legales o administrativos? Pues, uno de los aspectos más importantes de documentar los hechos, actos y operaciones jurídicas radica en la posibilidad de probar los derechos y obligaciones de las partes involucradas. ¿Entonces, cuáles son los documentos legales más comunes? ¿Cuáles son los tipos de documentos legales y sus características principales?

Documentos de identidad

El documento de identidad es uno de los tipos de documentos legales más comunes usados a diario. Se trata de un título emitido por la autoridad competente en tema de Registro de las personas, que puede ser el Ministerio de Interiores, el registro civil o las oficinas de migraciones. El documento sirve para acreditar la identidad, nacionalidad y datos personales de los ciudadanos; que normalmente cuentan un número único que los distingue.

Entre los datos que figuran en estos documentos son nombre y apellido, fecha de nacimiento, nacionalidad, una fotografía y las huellas dactilares del titular. De acuerdo con el país emisor, el documento de identidad puede ser un carnet holográfico, una libreta cívica o una cédula.

Pasaporte

Uno de los mejores ejemplos de estos tipos de documentos administrativos es el pasaporte. El pasaporte es un documento de identificación que acredita la nacionalidad del titular; así como su identidad, datos personales, dirección y otra información que permita individualizar al portador. Además, de identificar al portador, que es la función principal para qué sirve un documento legal de identidad, el pasaporte permite solicitarle y registrar a las autoridades extranjeras el libre paso al territorio.

Documentos constitutivos

El concepto de documentos legales constitutivos se relaciona con aquellos tipos de documentos legales que establecen los estatutos por los cuales se va crear y regir una organización o sociedad empresarial.  Estos tipos de documentos legales están destinados a la conformación de creación de personas jurídicas ya sea que tengan o no fines lucrativos.

Son de carácter obligatorio y deben cumplir determinados requisitos formales para la efectiva constitución de la empresa, como lo es el estar registrados o protocolizados. Entre los elementos que presenta un documento constitutivo estatuario se encuentra el nombre de la organización, el objeto que persigue, el capital destinado a sus funciones, los miembros o accionistas, entre otras menciones requeridas por la ley

Fundación

De la lista de documentos legales constitutivos, los de documentos que crea una fundación es un gran ejemplo de legal y constitutivo. El documento de fundación debe contener los datos personales del fundador o de los fundadores; el nombre, objeto y domicilio de la fundación; el patrimonio inicial de la fundación. De igual forma, se debe indicar el plazo de duración de la fundación y de cómo estará integrado el consejo de administración.

Actas oficiales

Las actas oficiales son documentos jurídicos escritos por un funcionario autorizado para dar fe de la celebración de un acto determinado, un hecho especifico o de la veracidad de la identidad de las personas que actúan en el acto jurídico celebrado. Las actas oficiales pueden emanar de los registros civiles, juzgados u oficinas gubernamentales. Entre las partes de un documento administrativo como un acta oficial, se debe especificar la fecha, lugar, los datos personales de los participantes y el acto o hecho que se certifica en el registro.

Acta o partida de nacimiento

Entre los ejemplos de documentos oficiales se encuentran las actas o partidas de nacimiento, en las cuales el funcionario competente registra los datos personales, lugar y fecha de nacimiento; así como los datos de sus progenitores o titulares de la patria potestad de un nuevo ciudadano de determinado país.

Contratos escritos

Otro de los principales tipos de documentos legales son los contratos. Estos son documentos generalmente escritos en los cuales las partes contratantes establecen derechos y obligaciones reciprocas. Existen varios tipos de contrato entre los que se distinguen los privados, celebrado por los particulares, y los públicos, en los cuales una de las partes pertenece al Estado.

Los contratos deben especificar la identidad de los contratantes, el objeto y la causa del contrato; así como el detalle de cada de las prestaciones que se deben recíprocamente las partes. Un principal uso de los documentos legales como los contratos escritos es la facultad que tiene una de las partes en solicitar la ejecución de la prestación obligada, si la otra parte no cumple con lo pactado.

Contrato de arrendamiento

El contrato de arrendamiento o de locación es un claro ejemplo de lo qué son los documentos legales relativos a los alquileres de vivienda o comercio. En el documento, se debe precisar la identidad de las partes, el bien inmueble que se da en locación, el periodo de duración del contrato, el valor locativo y sus posibles ajustes; y otras condiciones establecidas por la ley.

Títulos valores

La definición de documentos legales conocidos como valores se refiere a los tipos de documentos legales que llevan incorporado un derecho a recibir un pago, y son mayormente transmisibles que funcionan como un instrumento de traslado de dinero o créditos.

Estos documentos juridicos pueden ser emitidos por los particulares o por entidades financieras o comerciales. Deben identificar los datos personales del beneficiario, el monto de la transacción, la fecha y contar con la firma del librador.

Cheque

De los ejemplos de documentos legales y administrativos conocidos como títulos valores, el cheque es uno de los más representativos. El cheque es un título valor que tiene incorporado una orden incondicionada de pago de una cantidad determinada al portador o al beneficiario indicado en él. Para la emisión de un cheque, el librador debe contar con fondos disponibles en la entidad bancaria contra la cual se gira el documento. Aunque actualmente se utilicen menos cheques, son un modo de cómo se utilizan los documentos legales para realizar pagos o trasladar créditos o dinero.

Títulos de propiedad

Los títulos de propiedad se encuentran entre los tipos de documentos administrativos y legales más comunes. Se tratan de documentos que acreditan el dominio de una persona o grupo de ellas sobre una cosa determinada, sea esta un bien mueble o inmueble. En el documento se describe detalladamente la propiedad con sus características principales que permitan individualizarla, linderos, seriales, modelos, según sea el caso.

Además, el documento debe contener los datos personales del propietario, el acto jurídico mediante el cual se adquirió la cosa, la fecha de la transacción y otros elementos que considere la ley. El título de propiedad es emitido por los registradores de la propiedad de inmueble o por las autoridades que le competan por la materia como el caso de los vehículos automotores.

Registro automotor

De los ejemplos de documentos administrativos de propiedad, el registro automotor es uno de los más destacados. El título de propiedad de un vehículo es un documento legal, mediante el cual se certifica los datos de un vehículo y los de su propietario, detallando domicilio, nombre y apellido. Es emanado por la autoridad del Registro de Propiedad de Automotores, el Ministerio de Tránsito Terrestre o la oficina competente en materia de transito y registro automotor, según sea el caso.

El documento debe contener los requerimientos de ley para su validez. La fecha y número de su primera inscripción, marca, modelo y serial de motor, son algunas de las partes de un documento legal de propiedad automotor.

Licencias

Las licencias son aquellos tipos de documentos administrativos que facultan al portador a realizar una actividad determinada por un periodo específico; es decir, una licencia es un documento que permite hacer algo legalmente. Son expedidas por la autoridad competente en la materia, y faculta al titular, luego del cumplimiento de una serie de requisitos y pruebas, a realizar una determinada actividad, oficio o labor. Las licencias de conducir es de los documentos administrativos ejemplos emblemáticos de estos tipos de documentos legales.

Licencia de expendio de licores

Otro ejemplo de estos tipos de documentos administrativos que otorgan licencia son los permisos de expendio de licores. Una vez que el comercio cumple con los requisitos establecidos en la ley, la autoridad competente, que en México es la municipalidad donde está asentado el establecimiento comercial, se le otorgará un permiso para comercializar bebidas alcohólicas. El documento contendrá información del comercio, razón social, registros, permisos y otros datos que fija la ley.

Titulo académicos

Similar a lo que ocurre con las licencias, los títulos académicos facultan al titular a desempeñar determinada actividad profesional. De esta forma, los títulos académicos certifican que el titular ha cumplido con los requerimientos legales para ejercer una profesión determinada. Son emanados por Instituciones educativas, públicas o privadas, que ha sido autorizadas o validades por el Ministerio de Educación del país del que se trate. Los títulos o diplomas comprenden el nombre de la profesión, los datos del profesional, la fecha y firma y sello de las autoridades académicas de dan fe de la preparación profesional del portador.

Certificaciones académicas

Las certificaciones académicas también pueden considerarse ejemplos de qué es un documento legal que otorgan licencia o facultades de ejercicio. Estos tipos de documentos administrativos certifican que el portador cuenta con las habilidades y conocimientos necesarios para desempeñar determinadas funciones o labores profesionales como programación, reparación de computadoras, traductor, entrenador personal, entre otros.

Sentencias judiciales

Las sentencias dictadas por los jueces cuando dirimen los conflictos de las partes pueden formar parte de la lista de tipos de documentos legales y judiciales. Entre otros elementos particulares, la sentencia contiene la identificación de las partes y la decisión del juez, totalmente motivada conforme a Derecho y a lo alegado por las partes durante el juicio. En las sentencias declarativas se reconoce la existencia de un derecho de una las partes sobre la otra, y se constituye como un instrumento publico con carácter de verdad legal que le permite la ejecución y ejercicio de ese derecho reconocido.

Sentencia de divorcio

La sentencia de divorcio, por el ejemplo, se constituye como un documento judicial sellado y firmado por el juez que determina la extinción del vinculo matrimonial entre dos personas, y modifica, por consiguiente, el estado civil de las mismas. El certificado de divorcio debe asentare en las oficinas de Registro Civil correspondientes.

Documentos traslativos de la propiedad

Los documentos destinados a trasladar el dominio de las cosas entre las personas también se encuadran dentro de los tipos de documentos legales más comunes. En algunos casos, puede tratarse de un acuerdo de dos partes involucradas, como es el caso de la compra venta, que dejan asentadas las condiciones de la operación como el precio, la forma de pago y el detalle de la cosa objeto de la transacción. También, se pueden encontrar estos tipos de documentos legales unilaterales. Esto es que sean un acto voluntario de una sola persona, tal como sucede con las donaciones o los testamentos.

Testamentos

Los testamentos, al igual que las donaciones, pueden clasificarse dentro de los tipos de documentos legales que permiten trasladar la propiedad. Estos son documentos jurídicos mediante los cuales las personas establecen los parámetros y condiciones de su última voluntad con relación a la distribución de sus bienes. El documento debe contener la firma del testador detalla las especificaciones respecto de las personas, distribución y modo de adjudicación de sus propiedades, después de su fallecimiento. Los testamentos son, entonces, un buen ejemplo de qué es un documento jurídico traslativo del dominio.

Definitivamente, los distintos tipos de documentos legales y los tipos de documentos administrativos sirven para dar crédito de la identidad de las personas, la naturaleza de los actos jurídicos celebrados o para crear derechos y obligaciones reciprocas. De allí la importancia de su emisión y existencia para garantizar el cumplimiento de los deberes y derechos de las personas.